英語で返金を丁寧に断るには？

まず判断を述べ、一節の理由を示し、実際に提供できる代替案を出し、最後に時期を伝えます。英語の丁寧さは、明確さと代替案から生まれます。「unfortunately」や「I am afraid」で拒否をやわらげることからは生まれません。できることを名指しする拒否は関係を保ち、規則だけを説明する拒否は関係を終わらせます。

書面では、断りを2文目に置き、根拠を1行に添える。注文日、ポリシー上の期間、金額である。代替案を提示した後に顧客が押し返してきたら、同じ断りを別の言葉で繰り返してはいけない。ループのように読めるからだ。代わりに何ならよいのか、一部返金、交換、後日のクレジットかを尋ね、その具体的な要請に答える。何も用意できない場合は、エスカレーションの経路と担当者名を示す。

返金窓口で顧客に英語で対応する方法 →