Làm thế nào để từ chối hoàn tiền một cách lịch sự bằng tiếng Anh?
Nêu quyết định trước, đưa một mệnh đề lý do, rồi đề xuất phương án thay thế bạn thực sự có thể thực hiện, và kết thúc bằng một mốc thời gian. Sự lịch sự trong tiếng Anh đến từ sự rõ ràng và từ phương án đề xuất, không phải từ việc làm mềm lời từ chối bằng “unfortunately” hay “I am afraid”.
Nêu quyết định trước, đưa một mệnh đề lý do, rồi đề xuất phương án thay thế bạn thực sự có thể thực hiện, và kết thúc bằng một mốc thời gian. Sự lịch sự trong tiếng Anh đến từ sự rõ ràng và từ phương án đề xuất, không phải từ việc làm mềm lời từ chối bằng “unfortunately” hay “I am afraid”. Một lời từ chối nêu rõ điều bạn có thể làm sẽ giữ được mối quan hệ; một lời từ chối chỉ giải thích quy định sẽ kết thúc nó.
Bằng văn bản, đặt lời từ chối ở câu thứ hai và kèm chứng cứ trong một dòng: ngày đặt hàng, thời hạn chính sách và số tiền. Nếu khách phản đối sau khi bạn nêu phương án thay thế, đừng nhắc lại từ chối đó bằng từ mới vì thành vòng lặp. Hãy hỏi gì phù hợp hơn, hoàn tiền một phần, đổi hàng hay tín dụng sau này, rồi trả lời đúng yêu cầu đó. Nếu không có, nêu quy trình leo thang và tên người phụ trách.