Bagaimana saya menolak bayaran balik dengan sopan dalam bahasa Inggeris?

Nyatakan keputusan dahulu, berikan satu klausa sebab, kemudian tawarkan alternatif yang benar-benar boleh anda berikan, dan akhiri dengan masa. Kesopanan dalam bahasa Inggeris datang daripada kejelasan dan daripada tawaran, bukan daripada melembutkan penolakan dengan 'unfortunately' atau 'I am afraid'. Penolakan yang menamakan apa yang anda boleh lakukan mengekalkan hubungan; penolakan yang hanya menerangkan peraturan menamatkannya.

Secara bertulis, letakkan penolakan itu dalam ayat kedua dan lampirkan bukti dalam satu baris: tarikh pesanan, tempoh polisi dan jumlah. Jika pelanggan terus membantah selepas anda menawarkan alternatif, jangan ulang penolakan yang sama dengan perkataan lain, kerana itu kelihatan seperti gelung. Tanya apa yang akan berkesan sebagai gantinya, bayaran balik separa, penggantian atau kredit kemudian, dan jawab permintaan khusus itu. Jika tiada yang tersedia, berikan laluan eskalasi dan nama orang yang boleh dihubungi.

Panduan cara melayan pelanggan dalam bahasa inggeris di meja bayaran balik →