ANo ang sasabihin ko kapag humihingi ang customer ng refund na hindi ko maaaprubahan?
Paghiwalayin ang dalawang bahagi ng kahilingan: ang refund na hindi mo maaaprubahan, at ang problema na kaya mo pang tugunan.
Paghiwalayin ang dalawang bahagi ng kahilingan: ang refund na hindi mo maaaprubahan, at ang problema na kaya mo pang tugunan. Sabihin ang hindi mo magagawa, bakit sa isang sugnay, ang magagawa mo sa halip, at kung kailan sila makakatanggap ng sagot mula sa iyo: I cannot authorise that amount today, but I can send it for approval now and you will have an answer tomorrow. Kung ang sagot ay matigas na hindi, sabihin ito nang isang beses sa payak na salita at ilagay ang alternatibo sa tabi nito, dahil ang pagtanggi na walang alternatibo ay naririnig na parang pagsasara ng pinto.
Bago magsalita, ulitin ang hiling ng customer sa isang maikling pangungusap at itanong kung tama ang pagkakaintindi mo. Pagkatapos, isulat sa ticket ang eksaktong pananalita mo, ang alternatibong inialok, at ang susunod na hakbang; maglagay ng reminder bago matapos ang shift. Itanong din ang gusto nilang channel at oras ng tawag o email para hindi ka na mambulabog. Kapag mainit ang usapan, huminga muna, bagalan ang tono, at iwasan ang pangakong hindi mo kayang tuparin. Sa susunod na usapin, banggitin ang naunang kasunduan at kumpirmahin kung okay pa ang alternatibo.