luyện nói tiếng anh thương mại: Cập nhật tình hình, đưa ra yêu cầu và hỏi lại cho rõ

Chọn một nhiệm vụ giao tiếp cụ thể cho quá trình luyện nói tiếng anh thương mại của bạn. Bạn có thể cần giải thích tiến độ, yêu cầu xem xét hoặc làm rõ một chi tiết trong một cuộc gọi. Ngôn ngữ hữu ích phụ thuộc vào những gì người kia cần hiểu và cần làm.

Hướng dẫn này sử dụng các tình huống công việc hư cấu để thực hành các lựa chọn đó. Hãy điều chỉnh các ví dụ cho phù hợp với vai trò của bạn và những thông tin thực tế mà bạn được phép chia sẻ. Hướng dẫn này không hứa hẹn kết quả trong vòng bốn tuần hay quy định một thời lượng luyện tập hằng ngày phù hợp với tất cả mọi người; hãy dành thời gian để hiểu và kiểm tra phản hồi bạn nhận được.

Chọn nhiệm vụ và người nghe

Bắt đầu với một tình huống bạn quen thuộc và một mục đích bạn có thể trình bày. Nếu bạn cần phê duyệt trước khi gửi một tệp, người nghe cần biết tệp nào, loại phê duyệt nào và khi nào cần. Bối cảnh quyết định những chi tiết nào quan trọng; một phần giới thiệu dài có thể kém hữu ích hơn một yêu cầu rõ ràng.

Sử dụng ví dụ hư cấu hoặc đã được phê duyệt khi luyện tập với một công cụ hoặc người cùng luyện. Loại bỏ các tên, số liệu và thông tin khách hàng cần giữ bí mật thay vì sao chép một tài liệu công việc thực tế vào bài tập. Các tài liệu tiếng Anh thương mại của British Council bao gồm các tài liệu về chủ đề nơi làm việc, podcast về công việc, email và tuyển dụng nếu bạn cần thêm bối cảnh luyện tập.

Cập nhật tình hình và nêu bước tiếp theo

Một bản cập nhật hư cấu là The file is ready. I need your approval before I send it. (Tệp đã sẵn sàng. Tôi cần sự phê duyệt của bạn trước khi gửi.). Nó cho người nghe biết trạng thái hiện tại và điều gì phải xảy ra tiếp theo. Trong một tình huống thực tế, hãy xác định tệp và giải thích nội dung bạn muốn họ xem xét để người nghe không phải đoán.

Kiểm tra xem ngày tháng, người phụ trách hoặc câu hỏi chưa có lời giải có thay đổi quyết định của người nghe hay không. Thêm những chi tiết đó khi chúng có liên quan và đã được biết rõ. Đây là một cách để kiểm tra thông điệp của bạn, không phải quy tắc bắt buộc mọi bản cập nhật phải chứa một số lượng câu cố định hoặc sử dụng cùng một công thức.

Đưa ra yêu cầu và kiểm tra cách hiểu

Đối với một yêu cầu hư cấu, hãy thử Could you review the draft by Thursday? (Bạn có thể xem xét bản thảo trước thứ Năm không?). Từ ngữ này yêu cầu một hành động và đưa ra thời hạn đề xuất. Kiểm tra xem người kia có thể đồng ý với điều đó hay không, và chỉ định ngày hoặc múi giờ nếu thứ Năm có thể mang ý nghĩa khác nhau đối với những người liên quan.

Khi một chi tiết chưa rõ ràng, bạn có thể hỏi Do you mean the figures for each region? (Ý bạn là số liệu cho từng khu vực phải không?). Chỉ sử dụng câu này khi đó là chi tiết bạn cần làm rõ. Giọng điệu và từ ngữ phụ thuộc vào mối quan hệ và bối cảnh của bạn; không có câu nào duy nhất là hoàn toàn lịch sự hoặc phù hợp trong mọi nơi làm việc.

Giải thích sự chậm trễ mà không phỏng đoán

Một lời giải thích hư cấu là The delivery has been delayed. The demonstration may need a new date. I will confirm the options and update you tomorrow. (Việc giao hàng đã bị chậm trễ. Buổi thuyết trình có thể cần một ngày mới. Tôi sẽ xác nhận các tùy chọn và cập nhật cho bạn vào ngày mai.). Nó tách biệt một sự chậm trễ đã biết, hậu quả có thể xảy ra và việc cập nhật tiếp theo được đề xuất. Thay thế từng chi tiết bằng thông tin đúng với tình hình của bạn.

Đừng hứa hẹn một ngày mà bạn không thể xác nhận chỉ để làm cho câu nói nghe có vẻ quyết đoán. Hãy nói những gì đã biết, những gì vẫn cần kiểm tra và khi nào bạn có thể cập nhật tiếp một cách hợp lý. Nếu bạn không kiểm soát bước tiếp theo, hãy giải thích quyết định hoặc sự xác nhận của ai là cần thiết thay vì giả vờ rằng vấn đề đã được giải quyết.

Luyện phản hồi khi người cùng luyện trả lời

Yêu cầu người cùng luyện trả lời thay vì để bạn lặp lại một bài nói soạn sẵn từ đầu đến cuối. Sau yêu cầu ở trên, người cùng luyện có thể hỏi Which file should I review? (Tôi nên xem xét tệp nào?) hoặc nói I cannot finish by Thursday. What is the priority? (Tôi không thể hoàn thành trước thứ Năm. Đâu là ưu tiên?). Những câu trả lời giả định này cho thấy các chi tiết hoặc lựa chọn mà câu đầu tiên của bạn có thể chưa đề cập.

Trả lời câu hỏi mới, sau đó kiểm tra xem người cùng luyện có hiểu hành động dự định hay không. Bạn có thể lặp lại tình huống với một ràng buộc đã thay đổi, chẳng hạn như một thời hạn khác, mà không mong đợi rằng cứ lặp lại một số lần nhất định là bạn sẽ dùng được cách diễn đạt một cách tự nhiên. Điều chỉnh bài tập khi bạn cần thêm thời gian để hiểu một sự đính chính.

Xem lại trước khi sử dụng trong thực tế

Nghe bản ghi âm hoặc kiểm tra phản hồi và hỏi xem yêu cầu, bản cập nhật hoặc sự không chắc chắn của bạn có rõ ràng không. Kiểm tra các đính chính dựa trên ý nghĩa bạn dự định. Phản hồi tự động có thể sai, và một bản viết lại trôi chảy vẫn có thể thay đổi ngày tháng, trách nhiệm hoặc cam kết quan trọng trong công việc.

Đóng vai cùng AI có thể đưa ra câu trả lời để bạn luyện tập, nhưng nó không thể xác nhận lịch trình thực tế của đồng nghiệp, phê duyệt tài liệu hoặc quyết định chính sách nơi làm việc. Để biết thêm ví dụ về việc tham gia một cuộc họp, hãy xem hướng dẫn các cách diễn đạt tiếng Anh trong cuộc họp của chúng tôi. Giữ các đề xuất luyện tập tách biệt với các thỏa thuận thực tế mà bạn cần đạt được với những người liên quan.

Câu hỏi thường gặp

Làm cách nào tôi có thể chọn một tình huống công việc để luyện tập bằng tiếng Anh?

Chọn một nhiệm vụ bạn nhận ra, chẳng hạn như yêu cầu xem xét hoặc giải thích sự chậm trễ, và xác định những gì người nghe cần hiểu. Sử dụng các chi tiết hư cấu hoặc đã được phê duyệt để việc luyện tập không tiết lộ thông tin công việc cần giữ bí mật. Sau bài tập, hãy kiểm tra xem người kia có hiểu hành động dự định hay không thay vì chỉ đánh giá mức độ trau chuốt của các câu.

Làm cách nào để cung cấp bản cập nhật trạng thái rõ ràng bằng tiếng Anh?

Giải thích trạng thái hiện tại và những gì cần xảy ra tiếp theo, sau đó thêm ngày tháng, người phụ trách hoặc câu hỏi chưa có lời giải khi điều đó quan trọng. Sử dụng những thông tin thực tế bạn có thể xác nhận và xác định sự không chắc chắn một cách rõ ràng. Không có số lượng câu bắt buộc; bài kiểm tra hữu ích là liệu người nghe có hiểu tình huống và hành động bạn đang yêu cầu họ thực hiện hay không.

Làm cách nào tôi có thể yêu cầu làm rõ trong một cuộc gọi công việc?

Xác định chi tiết bạn chưa hiểu và đặt một câu hỏi cụ thể về chi tiết đó. Ví dụ, bạn có thể cần kiểm tra tệp nào, kỳ báo cáo nào hoặc thời hạn nào mà ai đó đang đề cập. Sau câu trả lời của họ, hãy trình bày lại điểm có liên quan khi hữu ích. Chọn từ ngữ phù hợp với mối quan hệ và tình huống thay vì giả định rằng một cách diễn đạt phù hợp trong mọi hoàn cảnh.

Làm cách nào tôi có thể luyện tập giải thích sự chậm trễ bằng tiếng Anh?

Sử dụng một tình huống hư cấu và phân biệt vấn đề đã được xác nhận với các hậu quả có thể xảy ra. Giải thích những gì vẫn cần kiểm tra và việc cập nhật tiếp theo mà bạn thực sự có thể thực hiện. Hỏi người cùng luyện những gì họ sẽ cần biết tiếp theo. Không thêm ngày giao hàng bịa đặt hoặc cam kết bạn không thể giữ chỉ để làm cho thông điệp nghe có vẻ tự tin.

Việc luyện tập bằng AI có thể thay thế một cuộc trò chuyện thực tế tại nơi làm việc không?

Đóng vai cùng AI có thể giúp bạn diễn tập một nhiệm vụ và chú ý đến từ ngữ cần xem xét, nhưng một phản hồi mô phỏng không thể phê duyệt công việc, xác nhận lịch trình của một người hoặc thiết lập một thỏa thuận. Kiểm tra phản hồi về ý nghĩa và độ chính xác thực tế trước khi sử dụng lại. Đưa ra các yêu cầu và cam kết thực tế với những người liên quan thông qua các kênh trao đổi thông thường tại nơi làm việc.

Mô tả ứng dụng công khai của Hibay mô tả việc luyện tập hội thoại tiếng Anh và phản hồi. Kiểm tra chế độ có sẵn trước khi chọn nhiệm vụ luyện tập và tự xem xét các đề xuất của nó. Hướng dẫn này không tuyên bố rằng ứng dụng có thể xác minh thông tin thực tế tại nơi làm việc hoặc đảm bảo một kết quả học tập hoặc nghề nghiệp cụ thể.