Vì sao ba lần 'sorry?' tốn hơn một câu hỏi chính xác
Một câu hỏi làm rõ đúng chỗ giúp bạn xử lý bàn giao, hạn chót và đọc xác nhận gọn hơn ở nơi làm việc; đây là cách học tiếng anh nhanh để đi làm bằng những mẫu câu ngắn, thực tế.
Trên trang này
Vì sao ba lần 'sorry?' tốn hơn một câu hỏi chính xác
Cuối một cuộc gọi video, quản lý của bạn điểm qua phần bàn giao. Hạn chót thì rõ. Ai phụ trách nửa sau và chính xác phải bàn giao gì thì không. Bạn nói 'sorry?' một lần và cô ấy nhắc lại câu đó, to hơn một chút. Bạn nói lần nữa và cô ấy bắt đầu lại từ đầu, nhanh hơn. Đến lần thứ ba thì cả phòng đã kết luận điều gì đó về bạn, và điều đó không phải về tiếng Anh của bạn.
Vấn đề không nằm ở từ đó. Mà là 'sorry?' không mang thông tin gì về việc phần nào bị hỏng. Nó xin nhắc lại toàn bộ thông điệp, nên người nói phải đoán xem bạn lỡ phần nào, và thường đoán sai. Nó cũng khiến người nghe tốn hơn bạn: họ phải nhắc lại, mất mạch, và bắt đầu tự hỏi liệu cuộc họp này có thể chỉ là một email không.
Có một khung tốt hơn, đến từ những nơi mà hiểu lầm là thứ đắt đỏ. Trong các đội bệnh viện, công cụ chuẩn không phải là nhắc to hơn mà là check-back: người nhận nhắc lại chỉ dẫn bằng lời của mình, và người gửi xác nhận. Chương trình TeamSTEPPS của AHRQ gọi đây là giao tiếp vòng kín, và lưu ý rằng check-back được dùng riêng để hỗ trợ bệnh nhân hạn chế tiếng Anh. Cách hành xử chuyên nghiệp khi bạn không chắc là nói ra điều bạn đã nghe được, không phải xin nhắc lại mọi thứ.
Bốn mục tiêu làm rõ: một từ, nhiệm vụ, mức ưu tiên, hạn chót
Phần lớn chỉ dẫn nghe không trọn vẹn thất bại ở một trong bốn chỗ, và mỗi chỗ có câu hỏi riêng.
| Điều chưa rõ | Nghe như thế nào | Câu nên dùng |
|---|---|---|
| Một từ hoặc một từ viết tắt | 'bộ slide QBR' | Sorry, when you say QBR, do you mean the quarterly review pack? |
| Chính nhiệm vụ | 'đảm nhận việc migration' | Can I check what own means here: the plan, or the execution too? |
| Mức ưu tiên | hai việc, đều gấp | Of these two, which should I drop if I run out of time? |
| Hạn chót | 'by end of week' | Is that Friday your time or mine, and does it include the review? |
Gọi tên đúng chỗ chưa rõ là toàn bộ mẹo. Sorry, I didn't catch the deadline là một lời phàn nàn. Is that Friday your time or mine? là một câu hỏi có câu trả lời. Bản thứ hai còn chứng minh bạn đã nghe, vì bạn chỉ có thể hỏi nó nếu đã bắt được phần còn lại.
Đọc xác nhận: nhắc lại yêu cầu bằng lời của bạn
Đọc xác nhận thay cho lần 'sorry?' thứ ba, và mất khoảng năm giây.
- Báo hiệu bạn đang làm gì.
Let me play that back so I'm sure I have it. - Nhắc lại yêu cầu với người phụ trách, đầu ra và thời gian.
So I send the revised deck to the client by Thursday, and Priya handles the numbers. - Xin sửa, không xin nhắc lại.
Is that right, or did I mix up the day?
Dòng thứ ba quan trọng nhất. Is that right? mời một câu đúng hoặc một chỉnh sửa. Did you say Thursday? mời nhắc lại đúng một dữ kiện bạn đã có. Ví dụ của chính AHRQ cũng vậy: một y tá nhận chỉ định qua điện thoại đọc lại toàn bộ, và bác sĩ khép vòng bằng một từ, Correct.
Hai quy tắc giữ cho đọc xác nhận không giống một bài kiểm tra. Giữ nó trong một câu với ba dữ kiện; bốn câu là một màn trình diễn. Và chỉ đọc lại điều bạn sẽ hành động. Nếu một chỉ dẫn có năm phần và bạn chắc ba phần, hãy xác nhận ba phần và hỏi về hai phần còn lại.
Ba dòng theo sau bằng văn bản
Có những chỉ dẫn đến vào thời điểm tệ nhất: trong thang máy, trong ba mươi giây cuối cuộc gọi, bằng một ngôn ngữ bạn chưa chuẩn bị. Một dòng theo sau ngắn bằng văn bản không phải là lời thừa nhận bạn đã thất bại. Đó là nửa văn bản của cùng một vòng.
- Điều bạn đã nghe:
Quick note on the handover: I have the client deck due Thursday and Priya on the numbers. - Điều duy nhất bạn chưa chắc:
The part I want to confirm is whether you want the pricing section in this version. - Điều bạn làm tiếp theo:
I'll send you the draft on Wednesday morning so you can correct me before it goes out.
Ba dòng gửi trong vòng một giờ tốt hơn một trí nhớ hoàn hảo, và chúng để lại dấu vết. Đó là lý do các đội ở nhiều múi giờ viết chúng ngay cả khi mọi người dùng chung tiếng mẹ đẻ.
Kiểm soát giọng điệu: lịch sự, trung tính, thẳng
Cùng một yêu cầu có thể nghe như một ân huệ, một quy trình hoặc một lời buộc tội. Ba điều thay đổi: bạn có đưa lý do không, bạn có nhận trách nhiệm không, và bạn hỏi hay bạn bảo.
| Sắc thái | Ví dụ | Nơi phù hợp |
|---|---|---|
| Mềm | Sorry, I think I missed part of that. Could you run through the owner again? | những tuần đầu, các bên liên quan cấp cao, gọi điện |
| Trung tính | I want to make sure I have the owner right: is it Priya? | hầu hết cuộc họp, hầu hết đồng nghiệp |
| Thẳng | Which of the two is the priority if I can only finish one? | hạn chót sát, đội đã quen nhau |
Bản mềm hiệu quả hai lần rồi hết hiệu quả: tự trách lặp đi lặp lại đọc thành sự không chắc về công việc hơn là lịch sự. Bản thẳng không thô lỗ nếu nó chứa một ràng buộc thật, vì I can only finish one là một sự thật. Điều khiến một câu thành thẳng là mệnh lệnh không kèm lý do: Repeat that.
Ba tình huống để luyện
- Cuối cuộc gọi. Người quản lý đưa chỉ dẫn hai phần và bạn chỉ bắt được hạn chót. Hãy đọc lại người phụ trách, đầu ra và thời gian, rồi hỏi một câu đúng trọng tâm.
- Từ viết tắt. Một đồng nghiệp nói báo cáo sẽ đến 'the RMT' và bạn không biết đó là gì. Hỏi các chữ cái viết tắt cho gì, rồi xác nhận hành động thay vì xác nhận từ.
- Xung đột. Hai người giao việc gấp cho bạn trong cùng một giờ. Gọi tên cả hai việc, hỏi nên bỏ việc nào, và ghi câu trả lời bằng văn bản.
Luyện từng tình huống thành tiếng với một người bạn hoặc một đối tác nói tiếng Anh bằng AI. Một người đưa chỉ dẫn ở tốc độ bình thường; người kia chỉ dùng những câu trên; cả hai dừng khi vòng khép lại. Sau đó đổi vai. Danh sách kiểm tra của người nghe có ba câu hỏi. Bạn đã gọi tên đúng chỗ chưa rõ chưa? Bạn đã nhắc lại thay vì hỏi lại chưa? Bạn có rời cuộc trò chuyện với một hành động tiếp theo không?
Luyện sáu câu: cách học tiếng anh nhanh để đi làm
Phần lớn mọi người thử học tiếng Anh công sở bằng cách mở rộng vốn từ. Lợi ích nhanh hơn lại hẹp hơn: sáu câu bạn có thể nói mà không cần nghĩ, nhắm vào sáu khoảnh khắc cuộc trò chuyện thật sự đứt mạch.
- một câu để làm người nói nhanh chậm lại mà không chặn họ
- một câu để hỏi về một từ
- một câu để hỏi một nhiệm vụ gồm những gì
- một câu để hỏi trong hai việc thì việc nào trước
- một câu để xác nhận hạn chót và múi giờ
- một khung đọc xác nhận bạn có thể điền bằng ba dữ kiện bất kỳ
Mười lăm phút mỗi ngày là đủ nếu mười lăm phút đó là cùng sáu câu với những gợi ý khác nhau. Viết phiên bản của riêng bạn cho từng câu bằng những từ bạn thật sự sẽ dùng; một câu bạn sẽ không nói là một câu bạn sẽ không tạo ra được dưới áp lực. Sau đó dùng một trong số chúng trong một cuộc trò chuyện thật cùng tuần, và để ý rằng cuộc trò chuyện tiếp tục thay vì khởi động lại.
Câu hỏi thường gặp
Làm sao để nhờ quản lý nhắc lại điều gì đó một cách lịch sự bằng tiếng Anh?
Hãy hỏi về phần bị lỡ, không phải toàn bộ thông điệp. Sorry, I missed the part after the deadline, could you say that again? cho quản lý của bạn một thứ cụ thể để nhắc lại, và cô ấy chỉ mất năm giây thay vì một phút. Thêm một lần đọc xác nhận khi chỉ dẫn có nhiều hơn một phần, và giữ lý do ngắn: I want to get the owner right là đủ. Lịch sự trong tiếng Anh chủ yếu đến từ hình thức của câu hỏi, nên could you và would you mind làm việc mà một giọng điệu mềm hơn có thể làm trong tiếng mẹ đẻ của bạn.
Đọc xác nhận là gì và vì sao nó hữu ích ở nơi làm việc?
Đọc xác nhận là một lần kiểm tra vòng kín: bạn nhắc lại yêu cầu bằng lời của mình, và người đưa ra yêu cầu xác nhận hoặc sửa. Nó hữu ích vì ba lý do. Nó bắt được chi tiết sai trước khi bạn hành động, nó cho thấy bạn đã nghe thay vì đoán, và nó cho người kia quyền sửa bạn mà không cần chỉ trích bạn. Hình thức của nó cố ý đơn giản, đó là lý do nó hiệu quả trong một cuộc họp ồn ào và trong một tin nhắn viết.