Cara cepat belajar bahasa inggris untuk kerja dengan pertanyaan klarifikasi yang tepat

Mengapa 'sorry?' tiga kali lebih mahal daripada satu pertanyaan yang tepat

Di akhir panggilan video, manajer Anda menjelaskan serah terima. Tenggatnya jelas. Siapa yang memegang paruh kedua, dan apa tepatnya yang harus diserahkan, tidak jelas. Anda mengatakan 'sorry?' sekali dan ia mengulang kalimat itu sedikit lebih keras. Anda mengatakannya lagi dan ia memulai dari awal, lebih cepat. Pada kali ketiga, ruangan sudah memutuskan sesuatu tentang Anda, dan itu bukan tentang bahasa Inggris Anda.

Masalahnya bukan pada kata itu. Masalahnya, 'sorry?' tidak membawa informasi tentang bagian mana yang gagal. Kata itu meminta seluruh pesan diulang, sehingga pembicara harus menebak bagian mana yang Anda lewatkan, dan tebakannya biasanya salah. Kata itu juga lebih merugikan pendengar daripada Anda: mereka mengulang diri, kehilangan alur, dan mulai bertanya-tanya apakah rapat itu seharusnya cukup lewat email.

Ada kerangka yang lebih baik, dan kerangka ini berasal dari tempat-tempat yang kesalahpahamannya mahal. Di tim rumah sakit, alat standarnya bukan pengulangan yang lebih keras melainkan check-back: penerima mengulang instruksi dengan kata-katanya sendiri, dan pengirim mengonfirmasi. Program TeamSTEPPS dari AHRQ menyebut ini komunikasi lingkar tertutup, dan mencatat bahwa check-back digunakan secara khusus untuk mendukung pasien dengan kemampuan bahasa Inggris terbatas. Langkah profesional saat Anda tidak yakin adalah menyebutkan apa yang Anda dengar, bukan meminta semuanya diulang.

Empat sasaran klarifikasi: sebuah kata, tugas, prioritas, tenggat

Sebagian besar instruksi yang hanya terdengar separuh gagal di salah satu dari empat tempat, dan setiap tempat punya pertanyaannya sendiri.

Apa yang tidak jelas	Bunyinya seperti	Kalimat yang dipakai
Sebuah kata atau akronim	deck QBR	Sorry, when you say QBR, do you mean the quarterly review pack?
Tugas itu sendiri	memegang migrasi	Can I check what own means here: the plan, or the execution too?
Prioritas	dua hal, keduanya mendesak	Of these two, which should I drop if I run out of time?
Tenggat	paling lambat akhir pekan	Is that Friday your time or mine, and does it include the review?

Menamai sasarannya adalah inti triknya. Sorry, I didn't catch the deadline adalah keluhan. Is that Friday your time or mine? adalah pertanyaan yang punya jawaban. Versi kedua juga membuktikan bahwa Anda tadi mendengarkan, karena Anda hanya bisa menanyakannya jika menangkap bagian sisanya.

Readback: mengulangi permintaan dengan kata-kata sendiri

Readback menggantikan 'sorry?' ketiga, dan hanya membutuhkan sekitar lima detik.

1. Beri tanda apa yang sedang Anda lakukan. Let me play that back so I'm sure I have it.
2. Ulangi permintaan dengan pemilik, keluaran, dan waktu. So I send the revised deck to the client by Thursday, and Priya handles the numbers.
3. Minta koreksi, bukan pengulangan. Is that right, or did I mix up the day?

Baris ketiga paling penting. Is that right? mengundang jawaban ya atau perbaikan. Did you say Thursday? mengundang pengulangan satu fakta yang sudah Anda miliki. Contoh AHRQ sendiri bekerja dengan cara yang sama: seorang perawat yang menerima pesanan lewat telepon membacanya ulang secara lengkap, dan dokter menutup lingkaran dengan satu kata, Correct.

Dua aturan menjaga readback tidak terdengar seperti ujian. Batasi pada satu kalimat dengan tiga fakta; empat kalimat itu sudah seperti pertunjukan. Dan bacakan ulang hanya apa yang akan Anda tindak lanjuti. Jika sebuah instruksi punya lima bagian dan Anda yakin pada tiga bagian, konfirmasikan ketiganya dan tanyakan dua sisanya.

Tindak lanjut tertulis tiga baris

Sebagian instruksi datang pada saat terburuk: di lift, pada tiga puluh detik terakhir panggilan, dalam bahasa yang tidak Anda siapkan. Tindak lanjut tertulis yang singkat bukan pengakuan bahwa Anda gagal. Itu adalah separuh tertulis dari lingkaran yang sama.

• Apa yang Anda dengar: Quick note on the handover: I have the client deck due Thursday and Priya on the numbers.
• Satu hal yang belum Anda yakini: The part I want to confirm is whether you want the pricing section in this version.
• Apa yang akan Anda lakukan berikutnya: I'll send you the draft on Wednesday morning so you can correct me before it goes out.

Tiga baris yang dikirim dalam satu jam mengalahkan ingatan yang sempurna, dan meninggalkan catatan. Itulah sebabnya tim yang tersebar di berbagai zona waktu menulisnya bahkan ketika semua orang memakai bahasa pertama yang sama.

Kendali nada: sopan, netral, blak-blakan

Permintaan yang sama bisa terdengar seperti bantuan, prosedur, atau tuduhan. Tiga hal berubah: apakah Anda memberi alasan, apakah Anda mengambil kesalahan pada diri sendiri, dan apakah Anda bertanya atau memerintah.

Nada	Contoh	Kapan cocok dipakai
Halus	Sorry, I think I missed part of that. Could you run through the owner again?	minggu-minggu pertama, pemangku kepentingan senior, panggilan telepon
Netral	I want to make sure I have the owner right: is it Priya?	sebagian besar rapat, sebagian besar kolega
Langsung	Which of the two is the priority if I can only finish one?	tenggat ketat, tim yang sudah mapan

Versi halus berhasil dua kali lalu berhenti berhasil: menyalahkan diri sendiri secara berulang terbaca sebagai ketidakpastian tentang pekerjaan, bukan kesopanan. Versi langsung tidak kasar jika mengandung kendala nyata, karena I can only finish one adalah fakta. Yang membuat kalimat menjadi blak-blakan adalah imperatif tanpa alasan yang disertakan: Repeat that.

Tiga skenario untuk dilatih

• Akhir panggilan. Manajer Anda memberi instruksi dua bagian dan Anda hanya menangkap tenggatnya. Bacakan ulang pemilik, keluaran, dan waktu, lalu ajukan satu pertanyaan yang terarah.
• Akronim. Seorang kolega mengatakan laporan itu ditujukan ke 'the RMT' dan Anda tidak tahu apa itu. Tanyakan kepanjangan huruf-hurufnya, lalu konfirmasikan tindakannya, bukan kata itu.
• Konflik. Dua orang memberi Anda pekerjaan mendesak pada jam yang sama. Sebutkan kedua pekerjaan itu, tanyakan mana yang harus dilepas, dan tuliskan jawabannya.

Latih setiap skenario dengan suara keras bersama pasangan atau partner bicara AI. Satu orang memberi instruksi dengan kecepatan normal; yang lain hanya memakai kalimat di atas; keduanya berhenti saat lingkaran tertutup. Lalu bertukar peran. Daftar periksa pendengar punya tiga pertanyaan. Apakah Anda menamai sasarannya? Apakah Anda mengulang pernyataan alih-alih bertanya lagi? Apakah Anda meninggalkan percakapan dengan tindakan berikutnya?

Cara cepat belajar bahasa inggris untuk kerja dengan melatih enam kalimat

Banyak orang mencoba cara cepat belajar bahasa inggris untuk kerja dengan memperluas kosakata. Hasil yang lebih cepat justru lebih sempit: enam kalimat yang bisa Anda ucapkan tanpa berpikir, diarahkan pada enam momen ketika percakapan benar-benar terputus.

• satu kalimat untuk memperlambat pembicara yang cepat tanpa menghentikannya
• satu kalimat untuk menanyakan sebuah kata
• satu kalimat untuk menanyakan cakupan sebuah tugas
• satu kalimat untuk menanyakan mana dari dua hal yang harus didahulukan
• satu kalimat untuk mengonfirmasi tenggat dan zona waktu
• satu kerangka readback yang bisa Anda isi dengan tiga fakta apa pun

Lima belas menit sehari cukup jika lima belas menit itu dipakai untuk enam kalimat yang sama dengan pemicu yang berbeda. Tulis versi Anda sendiri untuk masing-masing dengan kata-kata yang benar-benar akan Anda pakai; kalimat yang tidak akan Anda ucapkan adalah kalimat yang tidak akan keluar saat tertekan. Lalu gunakan salah satunya dalam percakapan nyata pada minggu yang sama, dan perhatikan bahwa percakapan berlanjut alih-alih dimulai ulang.

Pertanyaan yang sering diajukan

Bagaimana cara meminta manajer mengulang sesuatu dengan sopan dalam bahasa Inggris?

Mintalah bagian tertentu, bukan seluruh pesan. Sorry, I missed the part after the deadline, could you say that again? memberi manajer Anda sesuatu yang spesifik untuk diulang, dan itu memakan waktu lima detik, bukan satu menit. Tambahkan readback ketika instruksi punya lebih dari satu bagian, dan jaga alasannya tetap singkat: I want to get the owner right sudah cukup. Kesopanan dalam bahasa Inggris sebagian besar berasal dari bentuk pertanyaannya, jadi could you dan would you mind melakukan tugas yang mungkin dilakukan nada suara yang lebih lembut dalam bahasa pertama Anda.

Apa itu readback dan mengapa itu membantu di tempat kerja?

Readback adalah pemeriksaan lingkar tertutup: Anda mengulang permintaan dengan kata-kata sendiri, dan orang yang memberikannya mengonfirmasi atau mengoreksi Anda. Ini membantu karena tiga alasan. Ini menangkap satu detail yang salah sebelum Anda bertindak, menunjukkan bahwa Anda mendengarkan alih-alih menebak, dan memberi izin kepada orang lain untuk mengoreksi Anda tanpa mengkritik Anda. Bentuknya sengaja dibuat sederhana, itulah sebabnya ini berfungsi dalam rapat yang bising dan dalam pesan tertulis.