如何用英文和教授溝通：四段式請求信與辦公室時間對話
從請求信到辦公室時間，本文用具體範例說明如何用英文和教授溝通，讓推薦信請求更容易被讀懂與回覆。
目錄
為什麼請求在措辭之前就失敗
學生把問候語改了五次，最後仍然只換來沉默，因為英文本身很少是問題。真正缺的是三件事：你想要什麼以及期限、你上過哪門課，以及一個能輕鬆說不的方式。
教授是在授課與批改之間讀你的信。能用一行回答的請求很容易被答應；需要對方翻找紀錄的請求則很容易被延後。I hope you are well. Could you write me a letter of recommendation? 正是那種會被忽略的版本。
四段式請求信
第一部分是目的與截止日期，放在開頭兩句話。
I am applying for the MSc in Public Policy, and the first reference deadline is 14 March.
第二部分是課程與你在課堂上的作品：課程名稱、學期，以及一份仍留在對方檔案中的作業。
I took your Research Methods course in autumn 2025; my final paper compared two survey designs.
第三部分是你會寄出什麼，以提供協助的口吻呈現，並控制在四項以內。
I can send a one-page summary of that paper, my statement of purpose and the programme's note on what the letter should cover.
第四部分是出口：一句話讓教授可以拒絕，不必討價還價，也不用再寫第二封信。
If you are not able to write one, or would rather not, I completely understand.
這個出口保護了答覆：知道可以說不的教授，反而能很快說好。
先用你自己的細節填滿這四部分：I am applying for ... and the reference is due on ...、I took your ... course in ...、I can send ...、If this is not possible, ...。
讓推薦信寫起來更省力的資料包
電子郵件提出的是請求；資料包則把它變成一項規模明確的任務。
- 一頁摘要，說明你在那門課的作業：標題、學期、成績，以及兩份要讓人記得的作業。
- 你最強作品的有評分副本。
- 簡短說明該學程，以及委員會重視的特質。
- 截止日期清單，標出最早日期，再加上一個你們雙方都能核對的課堂細節。
第一封請求信，完整寫出來
當教授可能不記得你時，請用這封。
Subject: Reference letter request - Li Wei, Research Methods (POL204)
Dear Professor Alvarez,
My name is Li Wei. I was in your Research Methods course (POL204) in autumn 2025.
I am applying to two public policy programmes, and the first reference deadline is 14 March. I am writing to ask whether you would be willing to write a letter for me.
In that course I compared two survey designs and ran a pilot with twelve respondents, and your comment on the sampling changed my final section.
To keep this small, I can send a one-page summary, the graded copy, a description of both programmes and a list of deadlines.
If you are not able to write one, or would rather not, I completely understand.
Best regards, Li Wei, student ID 20231187
一次寄四十個檔案等於把工作丟回給教授，所以先寄四項，其餘的只在對方要求時再提供。
改在辦公室時間開口詢問
辦公室時間是教授特別留給與學生會面的時段，而議程由學生帶來。稱呼對方時使用職稱加姓氏，Professor 或 Dr.，直到對方請你改口。
口說版本更短。
Do you have five minutes? I have a quick question about a reference letter.
I am applying to two public policy programmes, and the first deadline is 14 March.
I took your Research Methods course last autumn.
Would you be willing to write a letter for me? I can send a one-page summary and the programme description.
If you would rather not, that is completely fine, and I would still like to keep coming to the seminars.
如果對方的答覆是寄電子郵件，就當天寄出。
要提前多久，而三週實際上能容許什麼
公開指引多半圍繞一個時間範圍，而不是硬性規則：以下數字來自三所校園。
| 提前通知 | 指引怎麼說 |
|---|---|
| 兩個月 | 若要較具體的推薦信與備案，提前兩個月詢問 |
| 四到六週 | 留一週等回覆、一個月通知期，並在兩週前提醒 |
| 兩週 | 只夠對方答應擔任推薦人，不夠寫完整封信 |
只剩三週時，你已經落在這個時間範圍內。今天就問，不要拖到週五；把你自己整理資料包的日期設得比真正截止日更早，並提早安排第二位教授。
不要說這個請求很緊急：緊急描述的是你的感受，日期描述的才是對方的任務。
唯一一次追蹤
只追蹤一次，不要連發：沉默一週後，一封簡短友善的訊息是常見做法。
Subject: Following up: reference letter for Li Wei (POL204)
Dear Professor Alvarez,
I am writing once, in case my earlier email went to the wrong folder. I asked whether you would be willing to write a reference letter; the first deadline is 14 March.
The one-page summary and the programme description are attached, so nothing else is needed from you.
If your answer is no, that is completely fine and I will not ask again. Thank you, Li Wei
追蹤信裡絕對不要再附一次完整請求，也不要長篇說明這封信有多重要。
對方答應之後：確認提交，然後道謝
對方說好，只代表同意寫信，不代表信已提交。多數系統會寄給推薦人一組專屬連結，由教授上傳推薦信，不是你上傳。
連結會寄到你輸入的電子郵件地址，所以要問對方希望用哪一個地址，並事先告知信會寄來。狀態頁面會顯示推薦信是否已送達，也能讓你重寄連結，不必再寫一封電子郵件。
有些申請系統會問你是否放棄閱讀推薦信的權利；請有意識地決定。推薦信送出後，一週內向教授道謝。
常見問題
國際學生如何練習在課堂上用英文發言？
課前先準備三句話，不要臨場硬想：一個關於閱讀材料的問題、一個不同意的論點、一個連結自身經驗的說法。把它們寫在頁邊，並在前十分鐘發言，因為等待會讓壓力升高。好用的開場白是 I want to add to what was said about the second point. 大學讀書指南也給出同樣建議：帶著準備好的筆記，並把討論視為測試未完成想法的地方。
如何用英文和教授溝通
先稱呼職稱與姓氏，再直接切入重點：Professor Okafor, I have a question about the deadline for the second essay. 在英語學術場合有效的語氣是請求，而不是陳述需求，所以 Would you be willing to ... 比 I need you to ... 更能推進事情。把課程編號放進主旨，並帶著寫好的問題去辦公室時間。