如何用英文和教授溝通：在截止日前寄出延長期限請求
截止日之後才寄出請求，最有用的一句話已經來不及說。這份指南說明如何用英文和教授溝通，從時間鐵則、email 的五個部分，到 office hours 的口頭說法，並附上今晚就能填好的範本。
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大多數國際學生第一次寫延長期限的請求，都挑在最糟的時刻：截止日之後，那時最有用的一句話已經來不及說。這份指南談的是：當作業快要開天窗時，如何用英文和教授溝通。
各門課的規定不同，所以先讀教學大綱；不過，提出請求的慣例是共通的。
時間鐵則：截止日之後提出的請求，是另一種請求
在截止日之前，你提出的是請求；之後，你求的是諒解，而兩者需要不同的句子。
加州大學聖地牙哥分校的學業支援頁面請學生盡快聯繫；中喬治亞技術學院的圖書館指南則說，要在論文到期前先問。
| 你送出的時間 | 你要求的東西 |
|---|---|
| 三天以上之前 | 一個明確的新日期 |
| 一到三天之前 | 短期延長，並指定當天幾點 |
| 截止日之後 | 是否還能補交 |
差別在於對方還做得到什麼：星期二，教授可以挪動截止日；星期六，教授只能接受或拒絕一份遲交的論文。
May I submit the essay on Monday instead of Friday?
I missed the Friday deadline and I am sorry. May I still submit the essay?
延長期限 email 的五個部分
教授讀延長期限的 email，順序是可以預期的。
- 主旨列寫明課程與作業：
History 214 — essay 2 extension request。 - 一行身分說明：
I am in your Thursday seminar, section 02. - 一句話講完你完成不了什麼：
I have been ill since Tuesday and I cannot finish essay 2 by Friday. - 新的日期：
Would Monday at noon work for you? - 你已經做了什麼：
I have a full draft and need one more day for the sources.
| 部分 | 教授需要知道什麼 |
|---|---|
| 主旨列 | 課程、作業、訊息類型 |
| 身分那一行 | 你是哪一位學生 |
| 一句話講完問題 | 足夠判斷，而不是一本日記 |
| 日期 | 一行就能做決定 |
| 進度 | 證明這不是特例豁免 |
全信控制在一百字以內；給一個日期和時間，不要給區間；並表示願意提供證明，而不是直接附上：I can send a note from the clinic if you need one.
理由要寫到多少
一句話就夠：簡短描述——生病、意外、家庭急事——而且，正如加州大學聖地牙哥分校的建議所說，盡量不要過度分享。
- 太含糊：
I have some personal issues and I need more time for the essay. - 可接受：
I have been unwell and I am behind on essay 2. May I submit it on Monday? - 有力：
I have been ill since Tuesday and I have a full draft of essay 2. May I submit it on Monday at noon?
含糊沒有任何東西可以核准；可接受有日期，但看不出還剩多少工作；有力兩者都有，而且關鍵在 I have a full draft——是快完成了，還是想再要一個月？
開口說出來：在 office hours 如何用英文和教授溝通
口頭版本不是把 email 唸出來：它更短，可以一次給兩個日期，而且最後要用白紙黑字做一次確認。
Do you have five minutes? I wanted to ask about the essay deadline.
I have been ill this week and I cannot finish by Friday. Would it be possible to submit on Monday?
The draft is done; I need one more day for the sources.
If Monday does not work, I could send it by Tuesday morning.
Thank you — Monday at noon, through the course site. I will email you a confirmation.
帶著作業來，把答案記下來；動詞 would 扛下大部分的禮貌，而當你不確定該多堅定時，Would you be open to… 很好用。
如果答案是「不」，以及如果答案是「是」
拒絕是資訊，不是判決。在同一次對話裡問還有什麼可能。
- 更短的延長：
Could I have until Tuesday morning instead of the full week? - 把遲交罰則問清楚：
If the deadline cannot move, what is the penalty for submitting on Monday? - 部分繳交：
May I submit the complete sections and hand in the rest later? - 轉介：寫作中心、你的指導老師或無障礙資源辦公室。
只問一次，然後照答案行動；反覆追問很少能改變決定。如果答案是「是」，當天就確認細節：Thank you — I will submit essay 2 by Monday at noon through the course site. 若協議是口頭談成的，就寫下來：Just to confirm: Monday at noon, through the course site.
當你需要的不是更多時間，只是釐清
延長期限的請求、釐清問題和約 meeting 的請求長得很像，但並不是同一件事；把它們混在一起，正是第一封 email 石沉大海的原因。
釐清問題要點出你唯一無法解決的那件事，以及你試過什麼：Could you confirm whether essay 2 needs five sources, or five plus the required reading?
約 meeting 的請求要提出一個時段：Could we meet for ten minutes this week? Would Thursday at 3 p.m. work?
今晚就能填好的範本
把真實細節填進去，並在截止日之前送出。
| 行 | 要寫什麼 |
|---|---|
| 主旨 | History 214 — essay 2 extension request |
| 稱謂 | Dear Professor Ellis, |
| 身分 | I am in your Wednesday seminar, section 03. |
| 問題 | I have been ill since Monday and I cannot finish by Friday. |
| 請求 | Would Monday at noon work? |
| 進度 | I have a full draft and need one more day for the sources. |
| 結尾 | Thank you for your time, 加上你的名字 |
五個部分換了作業照樣適用；只有理由和證明會變。
| 作業 | 會變的是什麼 | 要改寫的那一行 |
|---|---|---|
| 論文 | 生病、閱讀量 | I have a full draft and need one more day for the sources. |
| 實驗報告 | 一次失敗的實驗、進實驗室的機會 | The second run failed on Wednesday and I need one more session; could I submit on Monday? |
| 課堂報告 | 排練時間 | My group rehearses on Saturday and I want one more day to use their feedback; could we present on Tuesday? |
在截止日還在你前頭的時候送出。
常見問題
我應該多早向教授提出延長期限的請求？
只要問題一浮現就問，而且永遠要在截止日之前：提前三天以上告知，讀起來像是有安排，而不是急難求助。
如果你在學期初就看出衝突，趁答案還有可能是「重新安排」的時候先提出來。
如果教授說不行，我該說什麼？
謝謝教授，問清楚哪一種替代方案可以核准，並把答案寫成文字——被拒絕仍然是你用得到的資訊。
真正有用的追問是問範圍，而不是再辯一次：更短的延期、講明罰則的遲交，或是已完成部分照給分。