ฝึกพูดภาษาอังกฤษธุรกิจ: อัปเดตข้อมูล คำขอ และการชี้แจงอย่างชัดเจน

เลือกงานด้านการสื่อสารที่เฉพาะเจาะจงสำหรับการฝึกพูดภาษาอังกฤษธุรกิจของคุณ คุณอาจต้องอธิบายความคืบหน้า ขอให้ตรวจสอบ หรือชี้แจงรายละเอียดในการโทร ภาษาที่มีประโยชน์จะขึ้นอยู่กับสิ่งที่อีกฝ่ายจำเป็นต้องเข้าใจและต้องทำ

คู่มือนี้ใช้สถานการณ์การทำงานสมมติเพื่อฝึกฝนการตัดสินใจเหล่านั้น ปรับเปลี่ยนตัวอย่างให้เข้ากับบทบาทของคุณและข้อเท็จจริงที่คุณได้รับอนุญาตให้เปิดเผยได้ คู่มือนี้ไม่ได้สัญญาว่าจะได้ผลลัพธ์ภายในสี่สัปดาห์หรือกำหนดระยะเวลาการฝึกฝนประจำวันแบบตายตัว แต่ให้เผื่อเวลาไว้เพื่อทำความเข้าใจและตรวจสอบคำติชมที่คุณได้รับ

เลือกงานและผู้ฟัง

เริ่มต้นด้วยสถานการณ์ที่คุณคุ้นเคยและวัตถุประสงค์ที่คุณระบุได้ หากคุณต้องการการอนุมัติก่อนส่งไฟล์ ผู้ฟังจำเป็นต้องรู้ว่าเป็นไฟล์ใด การอนุมัติประเภทใด และต้องการเมื่อใด บริบทเป็นตัวกำหนดว่ารายละเอียดใดมีความสำคัญ การเกริ่นนำยาวอาจมีประโยชน์น้อยกว่าคำขอที่ชัดเจน

ใช้ตัวอย่างสมมติหรือตัวอย่างที่ได้รับการอนุมัติเมื่อฝึกฝนด้วยเครื่องมือหรือคู่สนทนา ลบชื่อที่เป็นความลับ ตัวเลข และข้อมูลลูกค้าออก แทนที่จะคัดลอกเอกสารการทำงานจริงมาไว้ในแบบฝึกหัด สื่อภาษาอังกฤษธุรกิจของ British Council มีสื่อเกี่ยวกับหัวข้อในที่ทำงาน พอดแคสต์สำหรับอาชีพ อีเมล และการสรรหาบุคลากร หากคุณต้องการบริบทในการฝึกฝนเพิ่มเติม

แจ้งอัปเดตและขั้นตอนถัดไป

ตัวอย่างการอัปเดตสมมติคือ The file is ready. I need your approval before I send it. ซึ่งจะบอกสถานะปัจจุบันให้ผู้ฟังทราบและสิ่งที่ต้องทำต่อไป ในสถานการณ์จริง ให้ระบุไฟล์และอธิบายสิ่งที่คุณต้องการให้ตรวจสอบ เพื่อที่ผู้ฟังจะได้ไม่ต้องเดา

ตรวจสอบว่าวันที่ เจ้าของงาน หรือคำถามที่ยังไม่ได้รับคำตอบจะเปลี่ยนการตัดสินใจของผู้ฟังหรือไม่ เพิ่มรายละเอียดเหล่านั้นเมื่อมีความเกี่ยวข้องและเป็นที่ทราบแน่ชัด วิธีนี้เป็นวิธีตรวจสอบข้อความของคุณ ไม่ใช่กฎเกณฑ์ที่ว่าทุกการอัปเดตจะต้องมีจำนวนประโยคที่แน่นอนหรือใช้สูตรเดิมเสมอไป

ส่งคำขอและตรวจสอบความหมาย

สำหรับคำขอสมมติ ให้ลองใช้ Could you review the draft by Thursday? การใช้ถ้อยคำนี้เป็นการขอให้ดำเนินการและเสนอวันครบกำหนด ตรวจสอบว่าอีกฝ่ายสามารถตกลงตามนั้นได้หรือไม่ และระบุวันที่หรือเขตเวลาหากวันพฤหัสบดีอาจมีความหมายต่างกันสำหรับผู้ที่เกี่ยวข้อง

เมื่อรายละเอียดไม่ชัดเจน คำถามที่เป็นไปได้คือ Do you mean the figures for each region? ให้ใช้คำถามนี้เฉพาะเมื่อนั่นคือรายละเอียดที่คุณต้องชี้แจง น้ำเสียงและถ้อยคำขึ้นอยู่กับความสัมพันธ์และบริบทของคุณ ไม่มีประโยคใดที่สุภาพสมบูรณ์แบบหรือเหมาะสมในทุกที่ทำงาน

อธิบายความล่าช้าโดยไม่ต้องเดา

คำอธิบายสมมติคือ The delivery has been delayed. The demonstration may need a new date. I will confirm the options and update you tomorrow. ซึ่งจะแยกความล่าช้าที่ทราบ ผลลัพธ์ที่อาจเกิดขึ้น และการติดตามผลที่เสนอออกจากกัน แทนที่แต่ละรายละเอียดด้วยข้อมูลที่เป็นจริงสำหรับสถานการณ์ของคุณ

อย่าสัญญาว่าจะให้วันที่ที่คุณไม่สามารถยืนยันได้เพียงเพื่อให้ประโยคดูเด็ดขาด บอกสิ่งที่รู้ สิ่งที่ยังต้องตรวจสอบ และเวลาที่คุณสามารถติดตามผลได้อย่างสมเหตุสมผล หากคุณไม่ได้เป็นผู้ควบคุมขั้นตอนถัดไป ให้อธิบายว่าจำเป็นต้องได้รับการตัดสินใจหรือการยืนยันจากใคร แทนที่จะแสร้งทำเป็นว่าเรื่องนั้นได้รับการสะสางแล้ว

ฝึกการตอบกลับของอีกฝ่าย

ขอให้คู่สนทนาเป็นผู้ตอบแทนที่จะปล่อยให้คุณพูดบทพูดซ้ำๆ โดยไม่มีการหยุดชะงัก หลังจากคำขอด้านบน คู่สนทนาอาจถามว่า Which file should I review? หรือพูดว่า I cannot finish by Thursday. What is the priority? การตอบกลับสมมติเหล่านี้จะเผยให้เห็นรายละเอียดหรือทางเลือกที่ประโยคแรกของคุณอาจไม่ได้ครอบคลุม

ตอบคำถามใหม่นั้น จากนั้นตรวจสอบว่าคู่สนทนาเข้าใจการกระทำที่ต้องการหรือไม่ คุณสามารถทำซ้ำสถานการณ์ด้วยข้อจำกัดที่เปลี่ยนไป เช่น เส้นตายที่แตกต่างกัน โดยไม่ต้องคาดหวังจำนวนครั้งในการทำซ้ำที่แน่นอนเพื่อให้ใช้ถ้อยคำได้อย่างเป็นธรรมชาติ ปรับเปลี่ยนแบบฝึกหัดเมื่อคุณต้องการเวลามากขึ้นในการทำความเข้าใจการแก้ไข

ทบทวนก่อนการใช้งานจริง

ฟังเสียงที่บันทึกไว้หรือตรวจสอบคำติชม และถามว่าคำขอ การอัปเดต หรือความไม่แน่นอนของคุณมีความชัดเจนหรือไม่ ตรวจสอบการแก้ไขเทียบกับความหมายที่คุณต้องการสื่อ คำติชมอัตโนมัติอาจมีความผิดพลาดได้ และการเขียนใหม่ให้คล่องแคล่วก็ยังอาจเปลี่ยนวันที่ ความรับผิดชอบ หรือข้อผูกพันที่มีความสำคัญในการทำงานได้

การสวมบทบาทด้วย AI สามารถให้คำตอบสำหรับการฝึกฝนได้ แต่ไม่สามารถยืนยันความพร้อมของเพื่อนร่วมงานจริง อนุมัติเอกสาร หรือตัดสินใจเกี่ยวกับนโยบายในที่ทำงานได้ สำหรับตัวอย่างเพิ่มเติมเกี่ยวกับการเข้าร่วมการประชุม โปรดดูคู่มือวลีสำหรับการประชุมภาษาอังกฤษของเรา แยกข้อเสนอแนะในการฝึกฝนออกจากข้อตกลงจริงที่คุณต้องทำกับผู้คน

คำถามที่พบบ่อย

ฉันจะเลือกสถานการณ์การทำงานเพื่อฝึกฝนเป็นภาษาอังกฤษได้อย่างไร

เลือกงานที่คุณคุ้นเคย เช่น การขอให้ตรวจสอบหรือการอธิบายความล่าช้า และระบุว่าผู้ฟังจำเป็นต้องเข้าใจอะไรบ้าง ใช้รายละเอียดสมมติหรือรายละเอียดที่ได้รับการอนุมัติ เพื่อไม่ให้การฝึกฝนเปิดเผยข้อมูลการทำงานที่เป็นความลับ หลังจากทำแบบฝึกหัดแล้ว ให้ตรวจสอบว่าอีกฝ่ายเข้าใจการกระทำที่ต้องการหรือไม่ แทนที่จะตัดสินเพียงแค่ว่าประโยคฟังดูดีแค่ไหน

ฉันจะแจ้งอัปเดตสถานะให้ชัดเจนเป็นภาษาอังกฤษได้อย่างไร

อธิบายสถานะปัจจุบันและสิ่งที่ต้องเกิดขึ้นต่อไป จากนั้นเพิ่มวันที่ เจ้าของงาน หรือคำถามที่ค้างอยู่เมื่อมีความสำคัญ ใช้ข้อเท็จจริงที่คุณสามารถยืนยันได้และระบุความไม่แน่นอนให้ชัดเจน ไม่มีข้อกำหนดเรื่องจำนวนประโยค การทดสอบที่มีประโยชน์คือผู้ฟังเข้าใจสถานการณ์และการกระทำที่คุณขอให้พวกเขาทำหรือไม่

ฉันจะถามเพื่อให้เข้าใจชัดเจนในการโทรเรื่องงานได้อย่างไร

ระบุรายละเอียดที่คุณไม่เข้าใจและถามคำถามเฉพาะเจาะจงเกี่ยวกับเรื่องนั้น ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องตรวจสอบว่ามีไฟล์ใด รอบการรายงานใด หรือเส้นตายใดที่อีกฝ่ายหมายถึง หลังจากที่พวกเขาตอบแล้ว ให้พูดประเด็นที่เกี่ยวข้องซ้ำอีกครั้งเมื่อมีประโยชน์ เลือกใช้ถ้อยคำที่เหมาะสมกับความสัมพันธ์และสถานการณ์ แทนที่จะคิดไปเองว่าวลีเดียวจะใช้ได้กับทุกที่

ฉันจะฝึกอธิบายความล่าช้าเป็นภาษาอังกฤษได้อย่างไร

ใช้สถานการณ์สมมติและแยกแยะปัญหาที่ได้รับการยืนยันออกจากผลกระทบที่อาจเกิดขึ้น อธิบายสิ่งที่ยังต้องตรวจสอบและการติดตามผลที่คุณเสนอได้อย่างสมเหตุสมผล ถามคู่สนทนาว่าพวกเขาจำเป็นต้องรู้อะไรเป็นอันดับถัดไป อย่าใส่วันที่ส่งมอบที่คิดขึ้นเองหรือข้อผูกพันที่คุณไม่สามารถทำตามได้เพียงเพื่อให้ข้อความดูมั่นใจ

การฝึกกับ AI สามารถแทนการสนทนาในที่ทำงานจริงได้หรือไม่

การสวมบทบาทด้วย AI สามารถช่วยให้คุณซ้อมงานและสังเกตถ้อยคำเพื่อนำไปทบทวนได้ แต่การตอบกลับจำลองไม่สามารถอนุมัติงาน ยืนยันตารางเวลาของบุคคล หรือสร้างข้อตกลงได้ ตรวจสอบคำติชมในด้านความหมายและความถูกต้องของข้อเท็จจริงก่อนที่จะนำกลับมาใช้อีกครั้ง ทำคำขอและข้อผูกพันจริงกับผู้คนที่เกี่ยวข้องผ่านช่องทางปกติในที่ทำงานของคุณ

คำอธิบายแอป Hibay ที่เผยแพร่ต่อสาธารณะ อธิบายเกี่ยวกับการฝึกสนทนาภาษาอังกฤษและคำติชม ตรวจสอบโหมดที่มีอยู่ก่อนเลือกงานฝึกฝน และทบทวนคำแนะนำด้วยตัวคุณเอง คู่มือนี้ไม่ได้อ้างว่าแอปสามารถตรวจสอบข้อเท็จจริงในที่ทำงานหรือรับประกันผลลัพธ์การเรียนรู้หรือความก้าวหน้าในอาชีพการงานโดยเฉพาะ