Họp video: cách nói không đồng ý bằng tiếng anh mà không chiếm cả lượt

Sáu người trong một cuộc gọi, hai người đang nói, và ý bạn đã giữ trong đầu suốt bốn phút vẫn còn nằm đó. Bạn biết từ cần nói. Thứ bạn không có là một khoảng trống để đặt chúng vào. Cuộc gọi video khiến khoảng trống đó khó tìm hơn so với một căn phòng, và cách khắc phục không phải là một danh sách cụm từ dài hơn — mà là biết nên gửi tín hiệu nào vào thời điểm nào.

Vì sao giành lượt nói trên cuộc gọi video lại khó hơn

Trong một căn phòng, việc luân phiên lượt nói dựa vào thời điểm bạn có thể nhìn thấy. Người nghe hít vào, ngồi thẳng lên, giơ tay; người nói đọc được tín hiệu đó và để lại một chỗ đáp xuống. Trên cuộc gọi, ba thứ phá vỡ vòng lặp cùng lúc.

Âm thanh đến muộn. Hướng dẫn thống kê của chính Zoom khuyến nghị độ trễ 150 ms hoặc thấp hơn và lưu ý rằng giá trị cao hơn tạo ra độ trễ đáng kể, khiến người tham gia thường nói chồng lên nhau. Một phần tư giây là đủ để biến một lần bàn giao gọn gàng thành một vụ va chạm.

Im lặng bị hiểu sai. Nghiên cứu về các buổi tư vấn qua video phát hiện rằng độ trễ khiến người tham gia nghe thấy im lặng ở nơi lẽ ra phải có phản hồi, và họ coi sự im lặng đó là không có phản hồi thay vì là độ trễ. Vì vậy, khoảng dừng bạn để lại vì phép lịch sự lại được phía bên kia hiểu là 'không ai có gì để nói' — và có người lấp vào.

Tín hiệu thị giác bị mỏng đi. Các tín hiệu đáp lại như mm-hm chiếm một nửa lưu lượng của một cuộc trò chuyện bình thường; trên cuộc gọi, cổng micro cắt chúng đi, và một khuôn mặt gật gù trên ô nhỏ truyền tải ít hơn một cái gật đầu qua bàn.

Tín hiệu vào lượt hiệu quả ở một khoảng dừng tự nhiên

Phân tích hội thoại gọi khoảnh khắc dùng được là một vị trí liên quan đến chuyển lượt: điểm mà câu hiện tại có thể kết thúc và vẫn có nghĩa. Bạn đang lắng nghe ngữ pháp, không phải nghe một khoảng dừng. Khi người nói đi đến cuối một mệnh đề và giọng họ hạ xuống, đó là cánh cửa của bạn.

Bốn tín hiệu, theo thứ tự về mức độ chỗ trống mà chúng xin.

Tín hiệu	Nói khi nào	Có sống sót qua cuộc gọi bị trễ?
Can I add one number to that?	Người nói vừa nói xong một câu	Có — cụ thể và ngắn
Can I come in on that?	Bạn đồng ý và muốn mở rộng	Có
Sorry to jump in — one thing on the timeline.	Bạn đã nói chồng và cần sửa lại	Một phần — bạn phải nói chậm lại
Before we move on, can I say one thing about the date?	Bạn đang nói với người điều hành cuộc gọi	Có — người chủ trì có thể trao lượt cho bạn

Mẫu hình giống nhau ở cả bốn: một yêu cầu ngắn xin lượt, rồi chủ đề, rồi dừng. Sorry to jump in theo sau là ba mươi giây hắng giọng là thứ khiến một lần vào lượt giống như một lần ngắt lời. Sorry to jump in — one thing on the timeline là một lần ngắt lời nhưng hành xử như một lần bàn giao.

Tín hiệu giữ lượt: thêm mười giây để nói xong

Vào được lượt chỉ là một nửa công việc. Nửa còn lại là sống sót qua ba giây đầu, khi người nói kia vẫn đang tiếp tục và chưa nhận ra rằng bạn đã bắt đầu.

Let me finish this one point — mua cho bạn một câu.

Two more sentences, then I'll stop. mua cho bạn một giới hạn, thuyết phục hơn một lời yêu cầu.

I'm nearly done, and it matters for the date. mua cho bạn một lý do.

Một and — kéo dài ở cuối mệnh đề của bạn mua cho bạn khoảng một giây, thường là tất cả những gì một cuộc gọi bị trễ cần. Điều không hiệu quả: lặp lại chính mình to hơn, bắt đầu lại câu từ đầu, hoặc nói wait, wait. Cả ba đều nghe như một cuộc cãi vã, và trên cuộc gọi mọi người nghe thấy cuộc cãi vã trước khi nghe thấy nội dung.

Tín hiệu thoát lượt: trả lại lượt nói

Một lượt nói không bao giờ kết thúc là lý do lượt tiếp theo không bao giờ bắt đầu. Có ba cách để trả lại.

That's my point — Priya, you had something?

Over to you, Tom.

Does that answer your question?

Cái thứ ba hữu ích nhất và ít được dùng nhất. Nó đóng lượt của bạn bằng cách quay sang người đã đặt câu hỏi, trao cho họ vị trí tiếp theo mà không ai phải giành lấy. Chủ động bàn giao cũng mua cho bạn lần vào lượt tiếp theo: người ta nhường lượt cho người đã rõ ràng nhường lượt cho họ.

Cách nói không đồng ý bằng tiếng Anh mà không chiếm cả lượt

Phần lớn lời khuyên về cách nói không đồng ý bằng tiếng anh tập trung vào việc làm mềm câu. Trong một cuộc gọi trực tiếp, vấn đề khó hơn là sắp xếp lượt: một ý phản đối đưa ra khi ba người đang nghĩ dở sẽ rơi vào tai người khác như tiếng ồn, dù được diễn đạt lịch sự đến đâu. Có ba động tác, mỗi động tác đều ngắn.

Đầu tiên, đánh dấu rằng bạn đã nghe thấy quan điểm. I follow the reasoning —

Thứ hai, xin lượt thay vì chiếm lấy. can I push back on one part?

Thứ ba, nêu ý phản đối trong một câu và dừng. My concern is the four days of testing after the build.

Sau đó đặt một câu hỏi thay vì thêm một đoạn: Is that time already in the plan? Câu hỏi giữ lượt lại với người sở hữu câu trả lời, và khó bị nói chồng lên hơn nhiều so với một lời khẳng định.

Hai tình huống có câu riêng. Nếu bạn và người khác bắt đầu cùng lúc, hãy nói You go — I'll come back to mine. rồi thực sự quay lại, với Coming back to my point about the test window. Những lần quay lại có tên là thứ khiến một lượt bị nhường không tốn kém gì. Nếu ý phản đối nhắm vào người điều hành cuộc gọi, hãy nhắm vào kế hoạch: I think the date is optimistic, không phải you are being optimistic.

Một quy tắc giữ cho việc này an toàn khi dùng ngôn ngữ thứ hai: phản đối một phần, không phản đối toàn bộ kế hoạch. One part of that worries me dễ trả lời hơn, dễ nói hơn, và để người kia có cách đồng ý với bạn.

Lối đi ưu tiên chat khi âm thanh bị trễ

Đôi khi kết nối quyết định cuộc họp thay bạn. Khi mọi lần vào lượt đều va chạm, hãy chuyển ý sang chữ và nhận lại nó thành lời sau.

Ghi tạm trong một dòng: Parking a point for later: the test window after the build is two days short.

Sau đó xin lại vào khoảng nghỉ tiếp theo: I put one thing in the chat about the test window — can I say it out loud now?

Hai quy tắc khiến việc này hiệu quả thay vì gây khó chịu. Thứ nhất, một ý trên chat không bao giờ được đọc thành lời thì không tồn tại: quyết định được đưa ra từ những gì căn phòng nghe thấy. Thứ hai, chat không phải là cuộc họp thứ hai. Tranh luận trong cuộc gọi, và dùng chat để giữ một chỗ trong hàng đợi.

Bài luyện sáu phút cho ba người

Bạn có thể luyện tất cả những điều này mà không cần một cuộc họp thật. Ba người, sáu phút, ba vai.

1. Người nói: nói trong chín mươi giây về bất cứ điều gì bạn biết rõ — một dự án, một chuyến đi, một quy trình.
2. Người vào lượt: vào hai lần, một lần bằng tín hiệu có dạng câu hỏi và một lần bằng tín hiệu có dạng chủ đề, mỗi lần ở ranh giới mệnh đề.
3. Người chấm điểm: đếm những gì xảy ra, và đọc lại các con số sau đó.

Người chấm điểm đếm gì	Mục tiêu
Số lần vào lượt ở ranh giới mệnh đề	Hai trên hai
Số lần vào lượt sống sót qua mười giây	Ít nhất một
Số lần thoát lượt được trả lại bằng tên	Một
Số lần nói chồng do người vào lượt khởi xướng	Không

Chạy ba lần và luân phiên các vai. Đến vòng thứ ba, thêm độ trễ: người vào lượt đếm đến hai trước khi trả lời bất cứ điều gì, gần giống điều một kết nối tệ làm với một cuộc trao đổi nhanh. Bài luyện này khó chịu trong bốn phút, rồi nó thôi khó chịu, và đó chính là mục đích.

Câu hỏi thường gặp

Làm sao để ngắt lời lịch sự trong một cuộc họp tiếng Anh?

Đừng bắt đầu bằng một lời xin lỗi rồi tiếp tục nói; hãy bắt đầu bằng một yêu cầu ngắn, nêu chủ đề của bạn, rồi dừng. Sorry to jump in — one thing on the timeline là lịch sự vì nó ngắn gọn và cụ thể. Nếu hai người nói cùng lúc, hãy nói You go — I'll come back to mine rồi quay lại bằng một liên kết có tên tới ý của bạn, điều đó chứng minh rằng việc nhường lượt là thật.

Dùng chat trong một cuộc họp video tiếng Anh có bất lịch sự không?

Chat là bất lịch sự khi nó được dùng để né cuộc họp — những cuộc trò chuyện riêng, những quyết định đưa ra bằng chữ mà nửa căn phòng không bao giờ đọc, hoặc một ý nêu trên chat và không bao giờ được nói ra. Nó hữu ích khi nó giữ chỗ cho bạn: một dòng nêu ý, rồi một yêu cầu bằng lời vào khoảng nghỉ tiếp theo để nói nó đàng hoàng.