Hướng dẫn cách nói chuyện với giáo sư bằng tiếng anh để xin gia hạn bài tập
Hướng dẫn cách nói chuyện với giáo sư bằng tiếng anh khi bạn cần xin gia hạn: thời điểm gửi, năm phần của email, cách diễn đạt khi gặp trực tiếp và điều nên làm nếu giáo sư từ chối.
Trên trang này
Hầu hết du học sinh viết đơn xin gia hạn đầu tiên vào đúng thời điểm tệ nhất: sau hạn chót, khi câu hữu ích nhất đã không còn. Hướng dẫn này nói về cách nói chuyện với giáo sư bằng tiếng anh khi một bài tập đang gặp rủi ro.
Chính sách giữa các môn học khác nhau, nên hãy đọc đề cương trước; tuy nhiên, cách thức đưa ra lời đề nghị thì có điểm chung.
Quy tắc thời điểm: đề nghị sau hạn chót là một đề nghị khác
Trước hạn chót, bạn đang đưa ra một đề nghị. Sau hạn chót, bạn đang xin sự thứ tha, và hai việc cần những câu khác nhau.
Trang hỗ trợ học tập của UC San Diego khuyên sinh viên liên hệ càng sớm càng tốt; một hướng dẫn thư viện của Central Georgia Technical College nói rằng hãy hỏi trước khi bài luận đến hạn.
| Khi bạn gửi | Điều bạn đang xin |
|---|---|
| Trước ba ngày trở lên | Một ngày mới cụ thể |
| Trước một đến ba ngày | Một khoảng gia hạn ngắn, kèm thời điểm trong ngày |
| Sau hạn chót | Liệu bạn còn được nộp hay không |
Sự khác biệt nằm ở việc người đọc còn có thể làm gì: vào thứ Ba, giáo sư có thể dời hạn chót; vào thứ Bảy, họ chỉ có thể chấp nhận hoặc từ chối một bài nộp muộn.
May I submit the essay on Monday instead of Friday?
I missed the Friday deadline and I am sorry. May I still submit the essay?
Năm phần của một email xin gia hạn
Một giáo sư đọc email xin gia hạn theo một trình tự có thể đoán trước.
- Dòng tiêu đề có môn học và bài tập:
History 214 — essay 2 extension request. - Một dòng nhận diện:
I am in your Thursday seminar, section 02. - Điều bạn không thể hoàn thành, trong một câu:
I have been ill since Tuesday and I cannot finish essay 2 by Friday. - Ngày mới:
Would Monday at noon work for you? - Những gì bạn đã làm:
I have a full draft and need one more day for the sources.
| Phần | Điều giáo sư cần |
|---|---|
| Dòng tiêu đề | Môn học, bài tập, loại thư |
| Dòng nhận diện | Bạn là sinh viên nào |
| Vấn đề trong một câu | Đủ để đánh giá, không cần nhật ký |
| Ngày | Một quyết định trong một dòng |
| Tiến độ | Bằng chứng rằng đây không phải là miễn trừ |
Giữ dưới một trăm từ; đưa ra một ngày và một thời điểm, không phải một khoảng; và đề nghị cung cấp tài liệu thay vì đính kèm: I can send a note from the clinic if you need one.
Nên đưa lý do của bạn vào bao nhiêu
Một câu là đủ: một mô tả ngắn — bệnh, tai nạn, tình huống khẩn cấp trong gia đình — và, như hướng dẫn của UC San Diego nói, hãy cố đừng chia sẻ quá nhiều.
- Quá mơ hồ:
I have some personal issues and I need more time for the essay. - Chấp nhận được:
I have been unwell and I am behind on essay 2. May I submit it on Monday? - Mạnh:
I have been ill since Tuesday and I have a full draft of essay 2. May I submit it on Monday at noon?
Mơ hồ thì không cho ai điều gì để chấp thuận; chấp nhận được thì có ngày nhưng không cho thấy khối lượng việc còn lại; mạnh thì có cả hai, và xoay quanh I have a full draft — gần xong, hay đang xin thêm một tháng?
Nói thành lời: cách nói chuyện với giáo sư bằng tiếng anh tại giờ tiếp sinh viên
Phiên bản nói không phải là email đọc to: nó ngắn hơn, có thể đưa ra hai ngày, và kết thúc bằng một xác nhận mà bạn ghi lại bằng văn bản.
Do you have five minutes? I wanted to ask about the essay deadline.
I have been ill this week and I cannot finish by Friday. Would it be possible to submit on Monday?
The draft is done; I need one more day for the sources.
If Monday does not work, I could send it by Tuesday morning.
Thank you — Monday at noon, through the course site. I will email you a confirmation.
Đến với bài tập đang mở và ghi lại câu trả lời; động từ would làm phần lớn công việc lịch sự, và Would you be open to… hiệu quả khi bạn không chắc nên cứng rắn đến mức nào.
Nếu câu trả lời là không, và nếu câu trả lời là có
Lời từ chối là thông tin, không phải phán quyết. Hãy hỏi còn cách nào khác trong cùng cuộc trò chuyện.
- Gia hạn ngắn hơn:
Could I have until Tuesday morning instead of the full week? - Hình phạt nộp muộn, được nêu tên:
If the deadline cannot move, what is the penalty for submitting on Monday? - Nộp một phần:
May I submit the complete sections and hand in the rest later? - Một chỉ dẫn: trung tâm viết, cố vấn của bạn hoặc văn phòng hỗ trợ khả năng tiếp cận.
Hỏi một lần, rồi hành động theo câu trả lời; lặp lại hiếm khi thay đổi quyết định. Nếu câu trả lời là có, hãy xác nhận chi tiết ngay trong cùng ngày: Thank you — I will submit essay 2 by Monday at noon through the course site. Khi thỏa thuận được nói ra, hãy ghi lại: Just to confirm: Monday at noon, through the course site.
Khi bạn không cần thêm thời gian, chỉ cần làm rõ
Đơn xin gia hạn, câu hỏi làm rõ và lời đề nghị gặp mặt trông giống nhau nhưng không giống nhau; trộn chúng lại là lý do một email đầu tiên không nhận được trả lời.
Một câu hỏi làm rõ nêu đúng một điều bạn không thể giải quyết và những gì bạn đã thử: Could you confirm whether essay 2 needs five sources, or five plus the required reading?
Một lời đề nghị gặp mặt đề xuất một khung giờ: Could we meet for ten minutes this week? Would Thursday at 3 p.m. work?
Một mẫu để bạn điền tối nay
Điền thông tin thật và gửi trước hạn chót.
| Dòng | Nên viết gì |
|---|---|
| Tiêu đề | History 214 — essay 2 extension request |
| Lời chào | Dear Professor Ellis, |
| Nhận diện | I am in your Wednesday seminar, section 03. |
| Vấn đề | I have been ill since Monday and I cannot finish by Friday. |
| Đề nghị | Would Monday at noon work? |
| Tiến độ | I have a full draft and need one more day for the sources. |
| Kết thư | Thank you for your time, và tên của bạn |
Năm phần vẫn đúng khi bài tập thay đổi; chỉ lý do và bằng chứng thay đổi.
| Bài tập | Điều thay đổi | Dòng cần viết lại |
|---|---|---|
| Bài luận | bệnh, khối lượng đọc | I have a full draft and need one more day for the sources. |
| Báo cáo thí nghiệm | một lần chạy thất bại, quyền vào phòng lab | The second run failed on Wednesday and I need one more session; could I submit on Monday? |
| Thuyết trình hội thảo | thời gian tập dượt | My group rehearses on Saturday and I want one more day to use their feedback; could we present on Tuesday? |
Hãy gửi khi hạn chót vẫn còn ở phía trước.
Các câu hỏi thường gặp
Tôi nên hỏi giáo sư xin gia hạn sớm đến mức nào?
Hãy hỏi ngay khi vấn đề đã rõ, và luôn trước hạn chót: báo trước ba ngày trở lên được đọc như sự sắp xếp, không phải tình huống khẩn cấp.
Nếu bạn thấy xung đột ngay từ đầu học kỳ, hãy nêu ra khi câu trả lời vẫn còn có thể là một sự sắp xếp lại.
Tôi nên nói gì nếu giáo sư từ chối gia hạn?
Cảm ơn giáo sư, hỏi phương án thay thế nào có thể được chấp thuận, và ghi câu trả lời bằng văn bản — một lời từ chối vẫn là thông tin bạn có thể dùng.
Phần tiếp theo hữu ích là một câu hỏi về phạm vi, không phải lập luận thứ hai: một sự chậm trễ ngắn hơn, nộp muộn với hình phạt được nêu tên, hoặc tín chỉ cho các phần đã hoàn thành.