प्रोफ़ेसर से रेफ़रेंस लेटर कैसे माँगें: ईमेल, ऑफ़िस आवर्स और फ़ॉलो-अप

अनुरोध शब्दों से पहले क्यों विफल हो जाता है

छात्र अभिवादन पाँच बार नए सिरे से लिखते हैं और फिर भी जवाब नहीं आता, क्योंकि अंग्रेज़ी शायद ही कभी असली समस्या होती है। तीन चीज़ें छूट जाती हैं: आप क्या चाहते हैं और कब तक, आप किस क्लास में बैठे थे, और 'ना' कहने का एक आसान तरीका।

प्रोफ़ेसर आपका ईमेल पढ़ाने और कॉपियाँ जाँचने के बीच पढ़ते हैं। जिस अनुरोध का जवाब एक पंक्ति में दिया जा सके, उसे स्वीकार करना आसान होता है; जिसके लिए उन्हें अपने रिकॉर्ड टटोलने पड़ें, उसे टालना आसान होता है। I hope you are well. Could you write me a letter of recommendation? वही संस्करण है जिसे नज़रअंदाज़ कर दिया जाता है।

चार हिस्सों वाला अनुरोध ईमेल

पहला हिस्सा है उद्देश्य और समय-सीमा, शुरुआती दो वाक्यों में।

I am applying for the MSc in Public Policy, and the first reference deadline is 14 March.

दूसरा हिस्सा है कोर्स और उसमें आपका काम: कोर्स का नाम, सेमेस्टर, और उनकी फ़ाइलों में अब तक मौजूद आपका एक काम।

I took your Research Methods course in autumn 2025; my final paper compared two survey designs.

तीसरा हिस्सा है वह जो आप भेजेंगे, जिसे एक पेशकश की तरह रखा जाए और चार चीज़ों तक सीमित रखा जाए।

I can send a one-page summary of that paper, my statement of purpose and the programme's note on what the letter should cover.

चौथा हिस्सा है निकलने का रास्ता: एक ऐसा वाक्य जो प्रोफ़ेसर को बिना मोल-भाव या दूसरे ईमेल के मना करने दे।

If you are not able to write one, or would rather not, I completely understand.

यह रास्ता जवाब को सुरक्षित रखता है: जो प्रोफ़ेसर जानता है कि 'ना' कहना मान्य है, वह जल्दी 'हाँ' कह सकता है।

पहले इन चार हिस्सों को अपने विवरण से भरें: I am applying for ... and the reference is due on ..., I took your ... course in ..., I can send ..., If this is not possible, ....

वह पैकेट जो पत्र लिखना आसान बना देता है

ईमेल एक एहसान माँगता है; पैकेट उसे एक तय आकार के काम में बदल देता है।

• उस कोर्स में आपके काम का एक पेज का सार: शीर्षक, सेमेस्टर, ग्रेड, और याद रखने लायक दो असाइनमेंट।
• आपके सबसे मज़बूत काम की जाँची हुई प्रति।
• प्रोग्राम का छोटा विवरण और वे गुण जिन्हें समिति तौलती है।
• समय-सीमाओं की सूची जिसमें सबसे पहली तारीख़ चिह्नित हो, और कक्षा की एक ऐसी बात जिसे आप दोनों पुष्ट कर सकें।

पहला अनुरोध, पूरा लिखा हुआ

इसे तब इस्तेमाल करें जब प्रोफ़ेसर को आप याद न हों।

Subject: Reference letter request - Li Wei, Research Methods (POL204)

Dear Professor Alvarez,

My name is Li Wei. I was in your Research Methods course (POL204) in autumn 2025.

I am applying to two public policy programmes, and the first reference deadline is 14 March. I am writing to ask whether you would be willing to write a letter for me.

In that course I compared two survey designs and ran a pilot with twelve respondents, and your comment on the sampling changed my final section.

To keep this small, I can send a one-page summary, the graded copy, a description of both programmes and a list of deadlines.

If you are not able to write one, or would rather not, I completely understand.

Best regards, Li Wei, student ID 20231187

चालीस फ़ाइलों का पैकेट काम वापस प्रोफ़ेसर पर डाल देता है, इसलिए चार चीज़ें भेजें और बाकी की पेशकश तभी करें जब पूछा जाए।

इसके बजाय ऑफ़िस आवर्स में पूछना

ऑफ़िस आवर्स वह समय है जो प्रोफ़ेसर छात्रों से मिलने के लिए अलग रखते हैं, और एजेंडा छात्र लेकर आता है। जब तक कोई सुधार न करे, टाइटल और सरनेम के साथ Professor या Dr. कहें।

बोलकर कहा गया संस्करण छोटा होता है।

Do you have five minutes? I have a quick question about a reference letter.

I am applying to two public policy programmes, and the first deadline is 14 March.

I took your Research Methods course last autumn.

Would you be willing to write a letter for me? I can send a one-page summary and the programme description.

If you would rather not, that is completely fine, and I would still like to keep coming to the seminars.

अगर जवाब यह हो कि ईमेल भेजिए, तो उसे उसी दिन भेजें।

कितने समय पहले बताएँ, और तीन हफ़्ते में असल में क्या मुमकिन है

प्रकाशित मार्गदर्शन किसी नियम के नहीं, एक खिड़की के आसपास केंद्रित है: ये आँकड़े तीन परिसरों से आए हैं।

कितने पहले बताएँ	मार्गदर्शन क्या कहता है
दो महीने	ज़्यादा विशिष्ट पत्र और एक बैकअप के लिए दो महीने पहले पूछें
चार से छह हफ़्ते	जवाब के लिए एक हफ़्ता, सूचना के लिए एक महीना, और दो हफ़्ते पर एक रिमाइंडर रखें
दो हफ़्ते	रेफ़रेंस के रूप में हामी भरने के लिए काफ़ी, पूरा पत्र लिखने के लिए नहीं

तीन हफ़्ते बचे हों तो आप खिड़की के अंदर हैं। शुक्रवार के बजाय आज ही पूछें, अपने पैकेट की तारीख़ असली समय-सीमा से पहले रखें, और दूसरे प्रोफ़ेसर को शुरू में ही तैयार रखें।

यह मत कहें कि अनुरोध ज़रूरी है: जल्दी अपनी भावनाएँ बताती है, तारीख़ उनका काम बताती है।

एक ही फ़ॉलो-अप

एक ही फ़ॉलो-अप भेजें, कई नहीं: एक हफ़्ते की चुप्पी के बाद एक छोटा दोस्ताना संदेश सामान्य अभ्यास है।

Subject: Following up: reference letter for Li Wei (POL204)

Dear Professor Alvarez,

I am writing once, in case my earlier email went to the wrong folder. I asked whether you would be willing to write a reference letter; the first deadline is 14 March.

The one-page summary and the programme description are attached, so nothing else is needed from you.

If your answer is no, that is completely fine and I will not ask again. Thank you, Li Wei

फ़ॉलो-अप में कभी अनुरोध की दूसरी प्रति या यह भाषण न रखें कि पत्र कितना मायने रखता है।

'हाँ' के बाद: जमा होने की पुष्टि करें, फिर धन्यवाद दें

'हाँ' लिखने की सहमति है, पत्र जमा हो जाने की नहीं। ज़्यादातर सिस्टम सिफ़ारिश करने वाले को एक अनोखा लिंक भेजते हैं, और पत्र प्रोफ़ेसर अपलोड करते हैं, आप नहीं।

लिंक उसी पते पर जाता है जो आपने लिखा, इसलिए पूछें कि वे कौन-सा पता चाहते हैं और उन्हें पहले से बता दें कि लिंक आने वाला है। स्टेटस पेज दिखाता है कि पत्र पहुँचा या नहीं, और आपको दोबारा ईमेल करने के बजाय लिंक फिर से भेजने देता है।

कुछ आवेदन पूछते हैं कि क्या आप पत्र पढ़ने का अपना अधिकार छोड़ते हैं; यह फ़ैसला सोच-समझकर करें। पत्र आने पर एक हफ़्ते के भीतर प्रोफ़ेसर को धन्यवाद दें।

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल

अंतरराष्ट्रीय छात्र क्लास में अंग्रेज़ी में बोलने का अभ्यास कैसे करें?

क्लास से पहले बिना तैयारी के बोलने के बजाय तीन वाक्य तैयार करें: रीडिंग पर एक सवाल, असहमति का एक बिंदु, और अपने अनुभव से एक जोड़। उन्हें हाशिये में लिखें और पहले दस मिनट में बोलें, क्योंकि इंतज़ार करते-करते दबाव बढ़ता जाता है। शुरुआत के लिए एक काम का वाक्य है I want to add to what was said about the second point. यूनिवर्सिटी स्टडी गाइड भी यही सलाह देते हैं: तैयार नोट्स लाएँ, और चर्चा को एक अधूरे विचार को परखने की जगह मानें।

प्रोफ़ेसर से अंग्रेज़ी में बात कैसे करें

पहले टाइटल और सरनेम कहें, फिर सीधे मुद्दे पर आएँ: Professor Okafor, I have a question about the deadline for the second essay. अंग्रेज़ी अकादमिक माहौल में जो लहजा काम करता है वह अनुरोध है, ज़रूरत का बयान नहीं, इसलिए Would you be willing to ... I need you to ... से आगे तक जाता है। सब्जेक्ट लाइन में कोर्स नंबर डालें, और ऑफ़िस आवर्स में लिखा हुआ सवाल लेकर जाएँ। संक्षेप में, professor se english me baat kaise kare — क्या कहें और किस क्रम में — इसका जवाब इन तीन आदतों में है।