अंग्रेज़ी में लिखे ड्राफ़्ट पर प्रोफ़ेसर से प्रतिक्रिया माँगना

समय-सीमा से दो हफ़्ते पहले ड्राफ़्ट तैयार हो चुका होता है। वह अभी अच्छा नहीं है, लेकिन पढ़े जाने लायक पूरा है, और इस हफ़्ते ऑफ़िस-आवर्स का एक स्लॉट बचा है। यही वह पल है जब ज़्यादातर अंतर्राष्ट्रीय छात्र वह ईमेल लिखते हैं जिस पर उन्हें बाद में पछतावा होता है: माफ़ी की चार पंक्तियाँ, एक अस्पष्ट अनुरोध, और पेपर जमा होने तक चलने वाली चुप्पी। समस्या लगभग कभी अंग्रेज़ी नहीं होती। समस्या यह है कि अनुरोध की कोई शक्ल नहीं होती, इसलिए प्रोफ़ेसर यह नहीं समझ पाते कि उनसे क्या करने को कहा जा रहा है, उसमें कितना समय लगेगा, या रूखेपन के बिना मना कैसे किया जाए। यह गाइड अनुरोध को एक शक्ल देती है — चार हिस्से, दो तैयार ईमेल जिन्हें आप अपने हिसाब से ढाल सकते हैं, और टिप्पणियाँ आने के बाद उनके लिए एक योजना — अंग्रेज़ी में प्रोफ़ेसरों से बात करने के व्यापक सवाल का एक ठोस जवाब।

"क्या आप एक नज़र डाल सकते हैं" पर विनम्र इनकार क्यों मिलता है

सबसे ज़्यादा बार विफल होने वाला अनुरोध सबसे छोटा भी होता है: Could you take a look at my draft? यह विनम्र है, यह नम्र है, और यह प्रोफ़ेसर को बिना किसी किनारे वाला काम थमा देता है। एक नज़र का मतलब दो मिनट भी हो सकता है और चालीस भी। इसका मतलब व्याकरण, ढाँचा, प्रमाण, या तीनों हो सकता है। सबसे सस्ता ईमानदार जवाब है "अभी तो ठीक लग रहा है", और वह जवाब तकनीकी रूप से सच होता है।

यूनिवर्सिटी ऑफ़ नॉर्थ कैरोलिना का राइटिंग सेंटर बहुभाषी लेखकों के लिए अपने मार्गदर्शन में यह बात सीधे कहता है: "क्या आप मुझे मेरे पेपर पर कुछ टिप्पणियाँ दे सकते हैं?" जैसे सामान्य अनुरोध आमतौर पर अस्पष्ट या खराब प्रतिक्रिया देते हैं, जबकि विशिष्ट सवाल पाठक का ध्यान एक दिशा में लगाते हैं और बेहतर टिप्पणियाँ लाते हैं। यह प्रोफ़ेसरों की दयालुता का फ़र्क़ नहीं है। यह दायरे का फ़र्क़ है। जो अनुरोध किसी जगह और किसी निर्णय का नाम लेता है, वह पाठक को अपना ध्यान रखने की जगह देता है।

माफ़ी माँगना इसे और बिगाड़ देता है। "परेशान करने के लिए माफ़ी", "मुझे पता है आप बहुत व्यस्त हैं" और "कोई भी प्रतिक्रिया मदद करेगी" जैसे तीन वाक्य बिना कोई जानकारी जोड़े सामाजिक बोझ जोड़ देते हैं। प्रोफ़ेसर को अब भी यह तय करना पड़ता है कि क्या पढ़ना है, कब तक, और किस मक़सद से, और अब ईमेल का जवाब देना थोड़ा कष्टकर भी होता है। विनम्रता स्पष्टता नहीं है, और किसी अनुरोध में जवाब दूसरी चीज़ ही दिलाती है।

अस्पष्ट अनुरोध के विफल होने का दूसरा कारण भी है: उसे शालीनता से मना नहीं किया जा सकता। किसी से पूरा ड्राफ़्ट पढ़ने को कहिए और ईमानदार जवाब या तो "हाँ" होगा, जिसका मतलब लंबा बिना-भुगतान वाला पठन हो सकता है, या चुप्पी, जिसे आप दोनों इनकार की तरह पढ़ेंगे। शुक्रवार तक एक सेक्शन माँगिए और "नहीं, इस हफ़्ते नहीं" एक साधारण वाक्य बन जाता है। अनुरोध जितना छोटा, मना करना उतना आसान, और असली जवाब मिलने की संभावना उतनी ज़्यादा। आप एहसान नहीं माँग रहे; आप एक छोटा काम सुझा रहे हैं जिसका एक आकार, एक समय-सीमा और एक निकास है।

चार हिस्सों वाला अनुरोध: संदर्भ, अनुरोध, समय-सीमा, निकास

चार वाक्य ही ज़्यादातर काम कर देते हैं, इसी क्रम में।

संदर्भ से प्रोफ़ेसर को पता चलता है कि आप कौन हैं और वे क्या देख रहे हैं। पर्ड्यू यूनिवर्सिटी का एडवाइज़िंग पेज सुझाव देता है कि आप अपना पसंदीदा नाम, अपना वर्ष, अपना मुख्य विषय और वह कोर्स बताएँ जिसमें आप नामांकित हैं; यूनिवर्सिटी ऑफ़ टेनेसी का ऑफ़िस-आवर्स मार्गदर्शन पूरा नाम, कोर्स का शीर्षक और नंबर, और उद्देश्य का संक्षिप्त बयान माँगता है। दोनों एक ही शर्त बताते हैं: किसी को आपको पहचानने के लिए ग्रेडबुक खोलनी न पड़े। ड्राफ़्ट का चरण और उसकी लंबाई भी जोड़िए, क्योंकि निर्णय लेने में प्रोफ़ेसर यही संख्या इस्तेमाल करेंगे।

अनुरोध एक सीमित चीज़ के बारे में एक वाक्य है। "प्रतिक्रिया" नहीं, बल्कि "परिचय और पेज तीन का पैराग्राफ़", या "सेक्शन 3, लगभग 900 शब्द"। किसी टुकड़े का नाम लेने से एक खुला-अंत एहसान ऐसा काम बन जाता है जो दो मीटिंगों के बीच फ़िट हो जाता है।

समय-सीमा वह तारीख़ है जब आपको टिप्पणियाँ चाहिए, और उसका कारण भी। "ड्राफ़्ट 14 को जमा है और मुझे सुधार के लिए चार दिन चाहिए" प्रोफ़ेसर को बताता है कि आपका अनुरोध उनके हफ़्ते से कैसे टकराता है, और यह जानकारी उन्हें कहीं और से नहीं मिल सकती।

निकास वह वाक्य है जो "ना" को सस्ता बना देता है: अगर जवाब ना हो तो आप क्या करेंगे। इसके बिना प्रोफ़ेसर को ख़ुद एक इनकार गढ़ना पड़ता है; इसके साथ, वे बस यह मान सकते हैं कि समय मेल नहीं खाता।

क्रम मायने रखता है, और निकास जान-बूझकर सबसे आख़िर में आता है। सिर्फ़ पहले तीन वाक्य पढ़िए और ईमेल एक तारीख़ लगी माँग बन जाता है। चौथा जोड़ दीजिए और वही तीन एक पेशकश बन जाते हैं: यह एक छोटा काम है, मुझे यह कब तक चाहिए, और अगर आप यह नहीं कर सकते तो क्या होगा। पूरा ईमेल पाँच वाक्यों का है, ज़्यादातर माफ़ी-सिलसिलों से छोटा और जवाब देने में तेज़।

आप किस तरह की प्रतिक्रिया चाहते हैं, उसे नाम दीजिए

"प्रतिक्रिया" तीन अलग-अलग कामों को छिपा देती है, और उनमें अलग-अलग ध्यान लगता है। ढाँचे की प्रतिक्रिया पूछती है कि तर्क टिकता है या नहीं और हिस्से किसी काम के क्रम में हैं या नहीं। प्रमाण की प्रतिक्रिया पूछती है कि स्रोत वह काम कर रहे हैं जो पेपर का दावा है। भाषा की प्रतिक्रिया पूछती है कि वाक्य सही और स्पष्ट हैं या नहीं। इन तीनों में से किसी एक का नाम लेने वाला अनुरोध दस मिनट में पूरा हो सकता है; तीनों का नाम लेने वाला अनुरोध मूल्यांकन की माँग है, जो एक अलग और कहीं ज़्यादा महँगी चीज़ है।

वही नॉर्थ कैरोलिना मार्गदर्शन उन सवालों की सूची देता है जो सचमुच टिप्पणियाँ पैदा करते हैं, और उन सबमें एक पैटर्न है: हर सवाल किसी जगह और किसी निर्णय का नाम लेता है। "क्या मेरे विचार किसी काम के क्रम में हैं?" "क्या आप मेरे तर्क का तर्क-प्रवाह समझ पा रहे हैं?" "क्या मेरे विचारों के बीच संक्रमण स्पष्ट हैं?" "क्या तीसरा पैराग्राफ़ समझ में आता है?" इनमें से कोई यह नहीं पूछता कि पेपर अच्छा है या नहीं। ये सब पाठक से कुछ ठोस जाँचकर बताने को कहते हैं।

यह बताना भी मदद करता है कि आप क्या नहीं माँग रहे। I have already had the grammar checked, so I am not asking for proofreading प्रोफ़ेसर की सूची से एक काम हटा देता है और दिखाता है कि उनका समय लेने से पहले आपने अपना हिस्सा किया था।

एक-निर्णय का नियम

अगर आप सिर्फ़ एक सवाल पूछ सकते हैं, तो उस निर्णय के बारे में पूछिए जो आप अब भी ले रहे हैं। निर्णय वाला सवाल ऐसी टिप्पणियाँ देता है जिन पर आप काम कर सकते हैं; गुणवत्ता वाला सवाल भेस बदला हुआ अंक होता है।

• Is the counter-argument in section 3 worth keeping, or does it weaken the main claim?
• Is my thesis too broad for a 2,000-word paper?
• Does the evidence in paragraph 4 actually support the point I make in the topic sentence?

हर एक पाठक को बताता है कि जवाब मिलने पर आप उसका क्या करेंगे। यही फ़र्क़ है एक ऐसे सवाल में, जो टिप्पणियों का पूरा पैराग्राफ़ कमाता है, और एक ऐसे सवाल में, जो "ठीक लग रहा है" कमाता है।

ऐसे अनुरोध जो बहुत बड़े हैं, और उनकी जगह क्या कहें

• "क्या आप बता सकते हैं कि यह अच्छा है?" की जगह Is the argument in section 2 clear enough to follow?
• "क्या आप मेरी अंग्रेज़ी जाँच सकते हैं?" की जगह Are there sentences in the first two pages where the grammar makes the meaning unclear?
• "कोई भी प्रतिक्रिया मदद करेगी" की जगह Which of these two structures would you keep?

हर विकल्प किसी जगह का नाम लेता है, किसी निर्णय का नाम लेता है, और उसका एक आकार है जिसे पाठक हाँ कहने से पहले मन में देख सकता है।

दो अनुरोध जिन्हें आप अपने हिसाब से ढाल सकते हैं

चारों हिस्से हर लंबाई में वही रहते हैं। जो बदलता है वह है आपकी दी हुई गारंटी, क्योंकि बारह पेज के ड्राफ़्ट की क़ीमत दो पेज के ड्राफ़्ट से अलग है। नीचे दिए दोनों ईमेल इस लेख के लिए लिखे गए मौलिक उदाहरण हैं; ये किसी असली छात्र या असली प्रोफ़ेसर से नक़ल किए हुए नहीं हैं, और नाम गढ़े हुए हैं।

छोटा ड्राफ़्ट, शुरुआती चरण

1. Subject: HIS 204 — question about my source-analysis draft (2 pages)
2. Dear Professor Nakamura,
3. I am in your Tuesday section of HIS 204. I have a two-page draft of the source-analysis paper and I am still deciding how to order the two sources.
4. Could you read the introduction and tell me whether the order I have chosen makes the comparison clear?
5. The draft is due on the 14th, and I would like to revise over the weekend, so comments by Friday the 8th would help.
6. If this week is impossible, I will bring two questions to your office hours on Thursday instead.
7. Thank you, Ana Ruiz

• सब्जेक्ट लाइन में कोर्स, असाइनमेंट और लंबाई आ जाती है, ताकि प्रोफ़ेसर तय कर सकें कि इसे कब खोलना है।
• अभिवादन में सिलेबस वाला टाइटल और उपनाम इस्तेमाल होता है; संदेह हो तो "प्रोफ़ेसर" के साथ उपनाम सुरक्षित रहता है।
• तीसरी पंक्ति संदर्भ भी है और बताई गई अनिश्चितता भी, और यही चौथी पंक्ति को औपचारिकता के बजाय असली सवाल बनाती है।
• चौथी पंक्ति दो नामित हिस्से माँगती है, इतने छोटे कि कुछ मिनटों में पूरे हो जाएँ।
• पाँचवीं पंक्ति एक तारीख़ और उसका कारण देती है, ताकि प्रोफ़ेसर देख सकें कि यह उनके हफ़्ते में फ़िट बैठता है या नहीं।
• छठी पंक्ति निकास है: एक वाक्य, कोई माफ़ी नहीं, और "ना" एक सामान्य जवाब बन जाता है।
• इसमें यह पैराग्राफ़ नहीं है कि टिप्पणियों का आपके लिए कितना मतलब होगा। यही पैराग्राफ़ है जिसकी वजह से ज़्यादातर अनुरोध अनुत्तरित रह जाते हैं।

लंबा ड्राफ़्ट, बाद का चरण

1. Subject: POL 310 — feedback on section 3 of my policy memo (draft attached, 12 pages)
2. Dear Dr. Okafor,
3. I am in POL 310 and the policy memo is due on the 21st. The draft is complete at 12 pages, but the part I am least sure about is section 3, where I compare the two funding models.
4. Would you be willing to read section 3 only, about 900 words, and tell me whether the comparison is fair to both models? I have attached the full draft so you can see the context, but I am not asking you to read all of it.
5. If comments could reach me by the 15th, I would have time to rewrite that section before submission.
6. If your week is full, that is completely fine. I will ask the writing centre for a reader's response and bring one question to office hours.
7. Best regards, Daniel Kim

• सब्जेक्ट लाइन अटैचमेंट और उसकी लंबाई बताती है, ताकि ईमेल में कुछ भी अचानक न लगे।
• तीसरी पंक्ति अनुरोध से पहले अनिश्चितता का नाम लेती है, जिससे एक विशिष्ट अनुरोध स्वाभाविक लगता है, मनमाना नहीं।
• चौथी पंक्ति दो काम करती है: यह काम का आकार शब्दों में बताती है, और साफ़-साफ़ कहती है कि क्या नहीं माँगा जा रहा। यही दूसरा हिस्सा बारह पेज के अटैचमेंट को स्वीकार्य बनाता है।
• पाँचवीं पंक्ति समय-सीमा को योजना में बदल देती है: 15 तारीख़ तक टिप्पणियाँ, 21 से पहले दोबारा लिखना।
• छठी पंक्ति एक वैकल्पिक पाठक सुझाती है, जो असली निकास है, सिर्फ़ बोलने का तरीक़ा नहीं।

दूसरा ईमेल पहले से लंबा है, लेकिन अनुरोध का आकार वही है। यही पूरी तकनीक है: जब ड्राफ़्ट बढ़े, तो अनुरोध छोटा कीजिए और यह खुलकर कह भी दीजिए।

ऑफ़िस-आवर्स में आगे की बात

अगर जवाब "ऑफ़िस-आवर्स में आ जाइए" हो, तो वह हाँ है, और अक्सर लिखित टिप्पणियों से बेहतर हाँ। तीन चीज़ें साथ लाइए: अपनी हाशिये की टिप्पणियों वाला ड्राफ़्ट, वही दो सवाल जो आपने ईमेल में पहले ही लिखे थे, और कुछ लिखने का सामान। तैयार सवालों के बिना मीटिंग असाइनमेंट पर एक सामान्य बातचीत बन जाती है, जो सुखद होती है और समय-सीमा से दो हफ़्ते पहले शायद ही उपयोगी।

जब आप बैठें तो क्या कहें

1. Thanks for making time. I brought the draft and the two questions from my email.
2. Can I read you the sentence I am worried about, and tell me what I think is wrong with it?
3. So the problem is that the evidence is too general, not that there is too little of it?
4. Can I send you a three-line summary of what I changed, so you can see how I used your comments?

तीसरी पंक्ति वह है जिसे छात्र छोड़ देते हैं। सलाह को अपने शब्दों में दोहराना ही यह पता लगाने का तरीक़ा है कि आपने उसे समझा या नहीं, और इसमें दस सेकंड लगते हैं। यूनिवर्सिटी ऑफ़ टेनेसी का मार्गदर्शन छात्रों से कहता है कि वे नोट्स लें और मीटिंग के अंत में अगले क़दमों का सार बताएँ, ठीक इसी कारण से: दोनों लोगों को योजना का एक ही संस्करण लेकर निकलना चाहिए। नॉर्थ कैरोलिना का मार्गदर्शन स्पष्टीकरण पर एक मिलती-जुलती बात कहता है, वह यह कि किसी टिप्पणी का मतलब पूछना रुचि और जुड़ाव का सबूत माना जाता है, चुनौती नहीं।

अगर उसके बाद भी कोई टिप्पणी धुँधली लगे, तो एक छोटा ईमेल काफ़ी है: You mentioned that my evidence is too general. Do you mean I need a different source, or the same source used more precisely? यह सवाल दो मतलब सामने रखता है और एक पंक्ति में इसका जवाब दिया जा सकता है।

टिप्पणियों का बाद में क्या करें

टिप्पणियाँ एक ढेर बनकर आती हैं, और ढेर फ़ैसले जैसा लगता है। वह फ़ैसला नहीं है। एक भी वाक्य बदलने से पहले उसे तीन टोकरियों में बाँट लीजिए।

पहली टोकरी यांत्रिक और तेज़ है। दूसरी में सबसे ज़्यादा काम है, क्योंकि प्रमाण की कमी का मतलब आमतौर पर यह होता है कि कोई एक पैराग्राफ़ अपने स्रोत से ज़्यादा दावा कर रहा है, और उसका इलाज दावे को संकरा करना है, एक और हवाला जोड़ना नहीं। तीसरी एक निर्णय है: "दिलचस्प" किसी चीज़ को रखने का निर्देश नहीं है। अगर आप उसे अपना अलग पैराग्राफ़ नहीं दे सकते, तो वह अगले पेपर के लिए आपके नोट्स में जानी चाहिए।

तीन पंक्तियों का जवाब

कुछ दिनों के भीतर एक जवाब भेजिए, और फिर रुक जाइए। उसमें यह होना चाहिए कि आपने क्या बदला, क्या रखा, और कहाँ आप सहमत नहीं थे।

1. Thank you. I rewrote the topic sentence in section 2 and moved the counter-argument after the evidence.
2. I kept the comparison in section 3 but cut the second table, which was repeating the text.
3. I did not change the ending. I think the short version is clearer, but I would like to hear why you would extend it.

तीन पंक्तियाँ काफ़ी हैं क्योंकि प्रोफ़ेसर को कोई रिपोर्ट नहीं चाहिए; उन्हें बस यह जानना है कि टिप्पणियाँ पढ़ी और इस्तेमाल की गईं। तीसरी पंक्ति रखने लायक है, क्योंकि कारण के साथ असहमति होना काम का हिस्सा है और किसी टिप्पणी को नज़रअंदाज़ करने से बहुत अलग बात है। जो आपको नहीं करना चाहिए वह है सुधरा हुआ ड्राफ़्ट भेजना, जब तक उसके लिए कहा न गया हो। जिस सुधार की किसी ने माँग नहीं की, वह धन्यवाद-नोट पहने हुए एक नया अनुरोध ही है।

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल

मैं प्रोफ़ेसर से ड्राफ़्ट पढ़ने को कैसे कहूँ ताकि माँग जैसा न लगे?

इसी क्रम में चार वाक्य इस्तेमाल कीजिए: संदर्भ, एक सीमित अनुरोध, एक तारीख़, और एक निकास। निकास ही माँग वाला भाव हटाता है, क्योंकि वह बताता है कि प्रोफ़ेसर के ना कहने पर क्या होगा। अनुरोध पूरे ड्राफ़्ट के बजाय एक नामित सेक्शन तक सीमित रखिए, और माफ़ी वाले वाक्य हटा दीजिए, जो बिना जानकारी जोड़े लंबाई बढ़ाते हैं। जिस अनुरोध का जवाब दस मिनट में दिया जा सके, वह लिहाज़ दिखाता है; जिसमें एक घंटा लग सकता हो, वह माँग लगता है, चाहे कितनी भी विनम्रता से लिखा गया हो।

प्रोफ़ेसर को ड्राफ़्ट का कितना हिस्सा भेजना चाहिए?

जिस हिस्से पर आपको टिप्पणियाँ चाहिए, वही भेजिए, और उसका आकार बता दीजिए। अगर पेपर लंबा है, तो संदर्भ के लिए पूरा ड्राफ़्ट अटैच कीजिए, लेकिन साफ़ कहिए कि आप सिर्फ़ एक सेक्शन के बारे में पूछ रहे हैं। दो पेज और एक सवाल एक उचित पहला अनुरोध है; बारह पेज और कोई सवाल नहीं, यह नहीं है। अपवाद वह छोटा पेपर है जो पहले ही पूरा है, जहाँ पूरा दस्तावेज़ ही स्वाभाविक इकाई है और अनुरोध में उन दो-तीन निर्णयों का नाम होना चाहिए जिन पर आप सबसे कम निश्चित हैं।

अगर प्रोफ़ेसर कहें कि वे बहुत व्यस्त हैं तो क्या कहूँ?

एक पंक्ति में धन्यवाद कहिए और वही निकास इस्तेमाल कीजिए जो आपने पहले ही लिखा था: बताइए कि आप इसके बजाय क्या करेंगे, जैसे राइटिंग सेंटर से पूछना या ऑफ़िस-आवर्स में दो सवाल ले जाना। उसी ईमेल में समय-सीमा पर फिर मोलभाव न कीजिए, और उस हफ़्ते दोबारा न पूछिए। समय को लेकर मिला इनकार आपके काम पर कोई फ़ैसला नहीं है, और उसे फ़ैसला मान लेना ही एक छोटे अनुरोध को मुश्किल रिश्ते में बदल देता है। अगर समय ही समस्या थी, तो अगला अनुरोध और पहले, और छोटे अनुरोध के साथ आना चाहिए।

आगे कहाँ अभ्यास करें

अनुरोध सबसे तेज़ी से तब सुधरता है जब आप उसे टाइप करने से पहले बोलकर कहते हैं। चारों वाक्यों को एक स्क्रिप्ट की तरह पढ़िए, समय नापिए, और वह सब काट दीजिए जो संदर्भ, अनुरोध, समय-सीमा या निकास नहीं है। जिन व्यापक परिस्थितियों में यह आता है, उनके लिए प्रोफ़ेसरों और सहपाठियों से बात करने की गाइड कक्षा में भागीदारी और सेमेस्टर के पहले ईमेल को कवर करती है, अवधि बढ़ाने की माँग करने की गाइड वही चार-हिस्सों वाला ढाँचा ज़्यादा दबाव में दिखाती है, और रेफ़रेंस लेटर माँगने की गाइड इसे बहुत लंबे समय-क्षितिज वाले अनुरोध पर लागू करती है। अगर आप ऑफ़िस-आवर्स जाने से पहले बोलकर अभ्यास करना चाहते हैं, तो HiBay का AI साथियों के साथ बातचीत अभ्यास आपको ये वाक्य ज़ोर से कहने और उन्हें वापस सुनने की जगह देता है, इससे पहले कि वे मायने रखें।