Làm thuyết trình bằng tiếng Anh như thế nào khi thời gian eo hẹp

Mười một phút đã trôi qua, còn bốn slide, và vị quản lý đang chờ hỏi đang giữ một câu hỏi: phần của việc làm thuyết trình bằng tiếng anh như thế nào mà không dàn ý nào đề cập.

Vì sao đồng hồ chạy nhanh hơn khi dùng tiếng Anh

Một buổi tập im lặng đo số từ; một buổi tập nói đo thời gian, và ở ngôn ngữ thứ hai hai thứ này khác nhau. Tốc độ của người không bản ngữ trung bình chậm hơn người bản ngữ, và kém đều hơn giữa câu này với câu khác.

một tiêu đề được đọc to vì câu của nó chưa từng được viết
một thuật ngữ được nhắc lại để chỉnh trọng âm
một con số được đọc hai lần vì đơn vị của nó ở chỗ khác
một chuyển ý được nghĩ ra ngay ở mép slide
một khoảng dừng trước một từ chưa chắc

Sáu giây trên mỗi slide trong mười ba slide là khoảng tám mươi giây: khoảng cách giữa việc kết thúc bằng khuyến nghị của bạn và kết thúc bằng một lời xin lỗi. Hãy phân bổ thời gian theo phần, không theo slide.

Xây ba phiên bản: 15, 10 và 3 phút

Việc cắt khi đang nói chỉ hiệu quả nếu đã được quyết định từ trước. Hãy viết câu cuối cùng trước; cả ba phiên bản đều kết thúc bằng câu đó, nguyên văn.

Mười lăm phút là điều bạn được yêu cầu, và không nên dùng hết mười lăm: hướng dẫn khuyến nghị để dành mười đến hai mươi lăm phần trăm thời lượng cho câu hỏi, nên hãy nói trong mười một phút.
Mười phút giữ khuyến nghị, con số và yêu cầu, bỏ bối cảnh và phương pháp, giữ một ví dụ.
Ba phút không có slide: khuyến nghị, con số, yêu cầu, từ một tấm thẻ.

Giữ cả ba trong một tệp, theo thứ tự đó: phiên bản ngắn là một phép xóa.

Ba thanh ngang có độ dài giảm dần xếp chồng từ thanh dài nhất ở trên cùng

Đánh dấu mỗi slide là có thể bỏ, có thể giữ hoặc trụ cột

Gán cho mỗi slide một chữ cái trước khi tập. Phép thử: tôi có thể nói khuyến nghị mà không cần nó không?

Trụ cột: không. Nó mang khuyến nghị, con số hoặc yêu cầu.
Có thể giữ: bài nói vẫn sống, nhưng slide mang một lý do để khán phòng có thể chấp nhận khuyến nghị.
Có thể bỏ: bài nói không thay đổi. Định nghĩa, bối cảnh, ví dụ thứ hai, dòng thời gian.

Giữ các slide có thể bỏ trong bộ slide: chúng là thứ bạn tiêu khi đồng hồ chạy.

Một chồng slide với hai trang bị làm xám bên cạnh một chiếc đồng hồ nhỏ

Câu bỏ qua và câu tóm tắt

Câu bỏ qua là I am going to skip the detail here and go to what it means for us. Hãy nói nó ở đầu slide bạn đang bỏ, trước khi bạn nói bất cứ điều gì từ đó; để sau thì nó chỉ tốn vài giây.

Câu tóm tắt là If you take one thing from this section, it is that the second option is cheaper to run. Hãy nói nó khi bạn nhảy từ giữa một phần đến cuối phần đó, để khán phòng giữ được phát hiện.

Thời điểm	Câu nói
Bỏ slide này	`This is background, so I will skip to the result.`
Hai slide, một ý	`I will make this one point rather than two.`
Một chi tiết bị bỏ qua	`I have skipped the method detail. I can cover it in questions.`
Còn ba slide	`I am going to move to the last three slides.`
Cả một phần bị bỏ	`If you take one thing from this section, it is that the pilot halved the waiting time.`
Chỉ con số	`The short version is that two of the four suppliers missed the date.`
Không thể đề cập bây giờ	`Let me park that and come back to it at the end.`
Kết thúc sớm	`That is the recommendation. I will hand over to questions now.`
Một slide bị bỏ	`That slide is in the file I will send round.`
Theo dõi đồng hồ	`I am watching the clock, so I will be brief on this one.`
Chỉ yêu cầu	`What I need from this room is a decision on the two options.`
Còn sáu mươi giây	`I will finish with the number and the ask.`

Ba điều bạn bảo vệ

Khuyến nghị, con số đằng sau nó, yêu cầu.

Hãy nói to phiên bản hai mươi giây: khuyến nghị, một con số với đơn vị và khoảng thời gian, ai làm gì trước khi nào. Nếu điều đó cần slide, bạn có một bộ slide, không phải ba điều.

Dẫn bằng con số, không phải lời giải thích: một con số được nghe nhanh hơn lý lẽ đằng sau nó. Một bản cắt bỏ một trong ba điều là một bài nói khác.

Thông báo một bản cắt mà không xin lỗi

Một lời xin lỗi tiêu mất số giây bạn đang cố tiết kiệm, và nó nói với khán phòng rằng bài nói đang thất bại chứ không phải đang được biên tập. Những câu người ta hay dùng là Sorry, I am running out of time. và I have too many slides, sorry.

Hãy nêu tên thứ bạn bỏ và thứ còn lại: I am going to leave the last two slides and end with the recommendation and what I need. Rồi làm đúng như vậy, ở nhịp độ bình thường của bạn.

Buổi tập ba lần chạy và nhật ký số giây của bạn

Ba lần chạy, nói to, đứng, đồng hồ hiển thị. Hướng dẫn tập cho bài nói của sinh viên thêm một quy tắc: đi hết từ đầu đến cuối mà không bắt đầu lại, vì sự lúng túng cũng tốn thời gian trong phòng.

Lần chạy một ở mười lăm phút, tất cả slide: ghi lại số giây mỗi phần chiếm và chỗ bạn bị quá giờ. Lần chạy hai ở mười phút với cả hai câu được nói to. Lần chạy ba ở ba phút, không slide.

Phần	Ở 15	Ở 10	Ở 3
Mở đầu	60	40	15
Bối cảnh	150	80	20
Phương pháp	120	70	15
Kết quả và con số	210	180	45
Khuyến nghị	120	90	30
Yêu cầu và bàn giao	120	80	25
Câu hỏi	120	60	30
Tổng	900	600	180

Các mục tiêu cộng lại thành thời lượng: 900, 600 và 180 giây. Nếu lần chạy một đặt 300 giây vào phần kết quả trong khi bảng ghi 210, đó là danh sách cần cắt của bạn.

Bàn giao sớm thay vì kết thúc vội

Một hướng dẫn về bài nói ngắn nói thẳng: tốt hơn là kết thúc sớm thay vì muộn, vì kết thúc sớm để lại nhiều thời gian hơn cho câu hỏi. Kết thúc ở phút mười ba với khuyến nghị được nói đàng hoàng tốt hơn kết thúc ở phút mười lăm với khuyến nghị chỉ nói được một nửa.

That is the recommendation. I will hand over to questions now. Hãy nói nó khi đứng yên, rồi dừng: đừng lấp chín mươi giây bằng một slide phụ lục.

Nếu khán phòng yên lặng, hãy dùng câu hỏi bạn đã chuẩn bị: The question I expected was about cost, so let me take that one. Khán giả nhớ phần mở đầu và kết thúc, không nhớ phần giữa.

Câu hỏi thường gặp